Organiser une randonnée d’orientation sans perdre le fil

Une randonnée d’orientation se prépare d’abord sur une carte, puis sur le terrain. Commencez par fixer l’itinéraire, les points de repos et les autorisations avant d’inviter qui que ce soit. Le jour venu, chaque groupe doit recevoir les bonnes indications, partir dans le bon créneau et trouver un parcours balisé sans ambiguïté. Ce plan vous aide à enchaîner repérage, inscriptions, impression des documents, répartition des bénévoles et installation du départ et de l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Élaborer l'itinéraire sur une carte
2 personnes
5
Déterminer les points de repos
2 personnes
6
Préparer les activités d'orientation
2 personnes
7
Repérer le parcours à l’avance
3 personnes
8
Modifier les indications d'itinéraire
2 personnes
9
Répartir les groupes de départ et les créneaux horaires
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
14
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
15
Concevoir les cartes d'orientation
2 personnes
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
17
Imprimer les cartes de mission
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Préparer un itinéraire alternatif
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Trier les matériaux par courrier
3 personnes
24
Préparer des colis pour les accompagnateurs
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Vérifier à nouveau l’itinéraire
2 personnes
27
Installer des repères le long du parcours
4 personnes
28
Installer les postes de contrôle
4 personnes
29
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer le panneau d'information et la carte d'itinéraire
2 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les kits des participants
2 personnes
37
Donner le briefing aux accompagnateurs
6 personnes
38
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
40
Enregistrer les participants
2 personnes
41
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
42
Donner les consignes de départ
2 personnes
43
Faire partir les groupes de départ
2 personnes
44
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
45
Encadrer la circulation routière
2 personnes
46
Informer les participants en route
4 personnes
47
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
52
Collecter les réponses des activités
2 personnes
53
Accueillir les participants à l’arrivée
2 personnes
54
Enregistrer les objets trouvés
55
Libérer le parcours après le dernier groupe
2 personnes
56
Faire entrer les derniers marcheurs
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
2 personnes
58
Annoncer la clôture

Suivi

59
Retirer le balisage le long du parcours
4 personnes
60
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
64
Collecter et trier les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Ranger les restes au frais
2 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes
71
Gérer les objets trouvés
72
Envoyer un message de remerciement aux participants
73
Partager les résultats des épreuves

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Boussoleqté 20
Flèches de directionqté 60
Ruban de balisageqté 12
Cônesqté 24
Postes de tamponqté 8
Tampons encreursqté 8
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Bâtons de marcheqté 6
Chemises de parcours imperméablesqté 30
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à café réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Gobelets isothermes à emporterqté 12
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux d’informationqté 4
Cartes du parcours grand formatqté 2
Numéros de tableqté 8
Étiquettes nominativesqté 80
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Lingettes désinfectantesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 8
Pions de sécuritéqté 12

Catering

Courses

Conseils

Repérez le parcours à l’avance, idéalement au moins 2 semaines avant la randonnée. Vérifiez chaque flèche, poste de tampon, traversée et point de repos, puis prévoyez un itinéraire alternatif si la météo ou l’accès à un chemin pose problème.
Ne lancez pas les invitations avant d’avoir vérifié les autorisations et les lieux de départ et d’arrivée. Gardez une marge d’au moins 3 à 4 semaines pour les déclarations, les réservations et les éventuelles modifications d’itinéraire.
Répartissez les participants par groupes et créneaux plutôt que de les faire partir tous ensemble. Prévoyez généralement 10 à 15 minutes entre deux départs afin d’éviter les bouchons aux postes d’orientation et de simplifier le suivi des retardataires.
Préparez les cartes d’orientation, les cartes de mission et la liste des participants en plusieurs exemplaires, puis triez-les par groupe ou par accompagnateur. Imprimez-les quelques jours avant et conservez un jeu de secours dans une chemise imperméable.
Attribuez chaque bénévole à un poste précis et préparez les colis des accompagnateurs la veille. Ajoutez les chronomètres, sifflets, gilets réfléchissants, boussoles, stylos et batteries externes avant de remplir les glacières, pour ne rien chercher au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée d’orientation ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une randonnée avec plusieurs groupes, des bénévoles et des autorisations. Le repérage final du parcours doit être terminé au moins 7 jours avant le départ, afin de corriger les indications et de préparer un itinéraire alternatif.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une randonnée d’orientation ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant, pour recueillir les besoins alimentaires, répartir les groupes et préparer les cartes et colis des accompagnateurs.
Combien de temps prévoir entre deux groupes au départ ?: Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux groupes, selon la difficulté du premier parcours et le nombre de postes. Ce rythme limite les regroupements et laisse le temps de vérifier les départs avec une liste des participants et un chronomètre.
Que faire s’il pleut le jour de la randonnée d’orientation ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Utilisez des chemises de parcours imperméables, protégez les cartes et activez l’itinéraire alternatif si un chemin devient impraticable ou dangereux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.