Orgelconcert organiseren: checklist en planning

Een orgelconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een kerk en een organist vastleggen. Je regelt ook het programma, de bezoekersstroom, techniek en de ontvangst met koffie, water en eventueel gebak. Begin met de kerkruimte, concertdatum en organist, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de inrichting. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van parkeerinformatie en programmadrukwerk tot licht, verwarming en garderobe op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kerkruimte reserveren
Orgel en organist vastleggen
Concertdatum bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Parkeerinformatie versturen
Technische afspraken vastleggen
2 personen
Programma laten drukken
Routebordjes maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Aanmeldingen afsluiten
Bezoekerslijst afdrukken
Programma's klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Koffievoorraad klaarzetten

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en verwarming controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Programma's bij entree leggen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Hapjes op serveerschalen leggen
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Orgel en speelplek controleren
2 personen
Programma met organist doornemen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten en donaties verwerken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Zaaldeuren sluiten
Concert aankondigen
Publiek tijdens concert begeleiden
2 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Dranken tijdens pauze bijvullen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Routebordjes verwijderen
Locatie afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Schenk kannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Geldkist
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-kaarsenaantal 20

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Programmastandaardsaantal 2
Routebordhoudersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg kerkruimte, orgel en organist minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig daarna direct de concertdatum, technische afspraken en de beschikbare opstelling van stoelen en tafels.
Stuur uitnodigingen 4 tot 6 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf. Dan kun je de bezoekerslijst afdrukken, stoelen plannen en dieetwensen verwerken.
Plan techniek niet pas op de concertdag: controleer minstens 2 weken vooraf muziekstandaards, verlengkabels, stekkerdozen, verlichting en reservebatterijen. Spreek ook af wie het orgel en de ruimte opent.
Werk de ontvangst uit op basis van het verwachte aantal bezoekers. Zet tafels voor entree en garderobe klaar, controleer garderoberekken en richt koffie, waterglazen, thermoskannen en serveerschalen overzichtelijk in.
Maak de laatste controle de dag vóór het concert: druk programma's en de bezoekerslijst af, maak routebordjes, koel dranken en controleer koffievoorraad, geldkist of pinapparaat. Open op de concertdag vroeg genoeg om licht, verwarming, stoelen en tafels rustig na te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een orgelconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de kerkruimte, datum en organist. Reserveer de laatste 2 weken voor uitnodigingen opvolgen, techniek, programmadrukwerk en de praktische inrichting.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een orgelconcert versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert. Sluit aanmeldingen 7 dagen vooraf af, zodat je de bezoekerslijst en de stoelopstelling kunt voorbereiden.
Hoeveel stoelen heb ik nodig bij een orgelconcert?: Zet het aantal stoelen gelijk aan het aantal bevestigde aanmeldingen en houd 5 tot 10 procent extra ruimte aan als de kerk dat toelaat. Controleer dit opnieuw nadat de aanmeldingen zijn gesloten.
Wanneer regel ik koffie en dranken voor een orgelconcert?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor het concert. Koel dranken en zet koffievoorraad, kopjes, glazen en thermoskannen op de concertdag klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.