Concert d’orgue : la checklist d’organisation

Un concert d’orgue demande une coordination précise entre l’église, l’organiste, les bénévoles et l’accueil du public. Commence par confirmer la date, réserver le lieu et l’instrument, puis fixe le programme avant d’envoyer les invitations. Les dernières 48 heures servent surtout à clôturer les inscriptions, préparer les programmes, refroidir les boissons et vérifier l’installation. Cette checklist regroupe les 57 tâches et les 33 fournitures nécessaires, dans l’ordre où tu en auras besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’espace de l’église
Réserver l’orgue et l’organiste
Confirmer la date du concert
Établir le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Envoyer les infos de parking
Consigner les accords techniques
2 personnes
Faire imprimer le programme
Créer des panneaux de direction
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Clôturer les inscriptions
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les programmes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le stock de café

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Déposer les programmes à l'entrée
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux de service
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Vérifier l’orgue et l’aire de jeu
2 personnes
Passer en revue le programme avec l’organiste
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Traiter les cartes et les dons
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Fermer les portes de la salle
Annoncer le concert
Encadrer le public pendant le concert
2 personnes
Assurer la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant la pause
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
Fermer le lieu
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 6
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pichets de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Pinces de serviceqté 4

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pieds de microqté 2
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4
Bougies LEDqté 20

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappesqté 6
Pupitres de programmeqté 2
Supports de panneaux d’itinéraireqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’église, l’orgue et l’organiste avant d’annoncer la date. Garde au moins 2 semaines entre l’envoi des invitations et la clôture des inscriptions pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Valide le programme avant de rédiger les invitations. Prévois une vérification technique dédiée : branchements, rallonges, multiprises, éclairage et chauffage doivent être confirmés avec les personnes présentes le jour du concert.
Ne repousse pas l’accueil à la dernière heure. Répartis les bénévoles au moins 3 jours avant et attribue séparément l’entrée, le vestiaire, les inscriptions, le café et l’orientation vers les places.
Prépare les programmes et la liste des visiteurs la veille. Imprime quelques exemplaires supplémentaires et installe les panneaux de direction avant l’arrivée du public, car les visiteurs ne connaissent pas forcément les accès de l’église.
Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour installer les chaises, les tables d’accueil et le vestiaire. Refroidis les boissons et prépare le café avant l’ouverture des portes afin que l’accueil ne dépende pas d’une seule personne.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert d’orgue ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de réserver l’église, l’orgue et l’organiste, de fixer le programme, d’envoyer les invitations et de répartir les bénévoles.
Quand clôturer les inscriptions à un concert d’orgue ?: Clôture les inscriptions environ 5 à 7 jours avant le concert. Tu pourras ainsi imprimer la liste des visiteurs, prévoir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de boissons et de café.
Que faut-il vérifier dans une église avant un concert d’orgue ?: Vérifie au minimum l’accès, l’éclairage, le chauffage, les chaises, l’accueil et les branchements électriques. Fais aussi confirmer les accords techniques avec l’organiste au plus tard la semaine précédant le concert.
Quand préparer les programmes et l’accueil du public ?: Prépare les programmes, la liste des visiteurs et le vestiaire la veille. Le jour même, prévois au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes pour installer les chaises, les tables, les panneaux et le service de boissons.

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