Orgelkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Orgelkonzert müssen Programm, Kirchenraum und Empfang früh zusammenpassen. Reserviere den Raum und buche Orgel sowie Organist, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Technik, Wegweiser und gedruckte Programme. Am Konzerttag brauchst du einen klaren Ablauf für Öffnung, Bestuhlung, Garderobe, Getränke und den Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Kirchenraum reservieren
Orgel und Organist buchen
Konzertdatum bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
Parkinformationen versenden
Technische Absprachen festlegen
2 Personen
Programm drucken lassen
Wegweiser erstellen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Anmeldungen schließen
Besucherliste ausdrucken
Programme bereitlegen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffeevorrat bereitstellen
Event
Location öffnen
2 Personen
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Programme am Eingang auslegen
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
Snacks auf Servierplatten anrichten
2 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Orgel und Spielbereich prüfen
2 Personen
Programm mit dem Organisten durchgehen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten und Spenden bearbeiten
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Saaltüren schließen
Konzert ankündigen
Publikum während des Konzerts leiten
2 Personen
Pause organisieren
3 Personen
Getränke in der Pause nachfüllen
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Nachbereitung
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Routenschilder entfernen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Ausstattung
- Geldkassette
- Kartenterminal
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- NotenständerAnz. 2
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-KerzenAnz. 20
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 2
- RoutenhalterAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Konzertdatum, Kirchenraum und Organist mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach solltest du Einladungen mit verbindlichen Angaben zu Uhrzeit, Parken und Anmeldung verschicken.
- Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Konzert und drucke die Besucherliste am selben Tag aus. So kannst du Ernährungswünsche, freiwillige Helfer und die benötigte Bestuhlung noch einplanen.
- Lege Programm, Notenständer und technische Absprachen spätestens am Vortag fest. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und die Beleuchtung im Kirchenraum.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere Licht und Heizung, stelle Stühle und Empfangstische auf und richte Eingang sowie Garderobe ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffeevorrat, Tassen, Gläser und Serviergeschirr getrennt bereit. Für den Empfang sind außerdem Geldkassette oder Kartenterminal sowie gut sichtbare Wegweiser schnell vergessen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Kirchenraum für ein Orgelkonzert reservieren?
- Reserviere den Kirchenraum idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Bei beliebten Terminen oder mehreren Beteiligten sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sicherer.
- Wann sollte ich den Organisten für ein Orgelkonzert buchen?
- Buche den Organisten möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und bestätige Datum, Programm und technische Anforderungen anschließend schriftlich. Spätestens 4 Wochen vor dem Konzert sollte das Programm feststehen.
- Wie viele Stunden vorher muss man eine Kirche für ein Orgelkonzert öffnen?
- Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen und den Aufbau ein. Für Bestuhlung, Empfangstische, Garderobe, Technik, Licht und Heizung brauchst du sonst schnell mehr Zeit als erwartet.
- Wann soll ich die Anmeldungen für das Orgelkonzert schließen?
- Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Dann kannst du die Besucherliste drucken, Ernährungswünsche erfassen und Getränke sowie Empfangsgeschirr passend vorbereiten.
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