Checklist voor een operettevoorstelling organiseren

Een operettevoorstelling vraagt maanden voorbereiding, omdat artistieke keuzes, techniek en publieksontvangst op elkaar moeten aansluiten. Leg eerst datum, zaal, repetitieruimte en artistiek team vast; bevestig daarna cast, koor en muzikale begeleiding. Regel rechten en muziekmateriaal vroeg, want ontbrekende partituren of toestemming kunnen repetities stilleggen. In de laatste weken komen kaartverkoop, programmafolders, decor, kostuums, licht, geluid, vrijwilligers en pauzedrankjes samen. De checklist hieronder zet de 86 taken en 60 benodigde spullen in een praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstellingsdatum bevestigen
2 personen
Locatie en zaal vastleggen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Regisseur en artistiek team vastleggen
2 personen
Solisten en koorleden bevestigen
2 personen
Muzikanten of begeleiding vastleggen
2 personen
Rechten en muziekmateriaal controleren
Voorstellingsinformatie verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor ontvangst werven
Programmafolder opstellen
2 personen
Promotieposter ontwerpen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Catering bestellen
Pauzedrankjes plannen
2 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Kostuums controleren
3 personen
Rekwisietenlijst opstellen
2 personen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Stoelcapaciteit controleren
2 personen
Programmafolders laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Publieksinformatie online plaatsen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Laatste repetitie uitvoeren
15 personen
Kostuums wassen en herstellen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Decoronderdelen klaarzetten
4 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

Zaal en backstage openen
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Decor opbouwen
5 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
Pauzebuffet opbouwen
3 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Lichtstanden instellen
2 personen
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten per scène ordenen
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Catering en dieetopties controleren
2 personen
Doorloop met techniek uitvoeren
8 personen
Artiesten schminken
3 personen
Publieksentree controleren
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Plaatsen aanwijzen
3 personen
Voorstelling begeleiden
5 personen
Pauzedrankjes serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet opruimen
3 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Artiesten omkleden
3 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
5 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondvoorstelling begeleiden
5 personen
Avondpauze serveren
5 personen
Avondpubliek uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten inpakken
3 personen
Decor afbreken
5 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Backstage schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
Huurmateriaal controleren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Kostuums naar opslag brengen
2 personen
Decor naar opslag brengen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankberichten versturen
Foto- en programmamateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stapelstoelenaantal 120
Receptietafelsaantal 2
Pauzetafelsaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Pianobegeleiding
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Lichtstatievenaantal 4
Theaterlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muzieklessenaaraantal 3
Muziekmappenaantal 20
Gereedschapskoffersaantal 2
Reservebatterijenaantal 3

Decoratie

Decorpanelenaantal 6
Achterdoek
Gordijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Pijlenbordjesaantal 8
Programmabord
Entreebord
Naamkaartjesaantal 20
Kabelmattenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 2
Schilderstapeaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Gebaksbordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Koelboxenaantal 4
Theedoekenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Catering

Programmafoldersaantal 130
Servettenaantal 300
Koffiefiltersaantal 150
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Tips

Plan de eerste repetitie pas nadat solisten, koorleden en muzikanten zijn bevestigd. Reserveer daarnaast meteen een repetitieruimte die groot genoeg is voor koor, pianobegeleiding en beweging.
Controleer muziekrechten en materiaal voordat je partijen laat kopiëren of repeteren. Houd rekening met meerdere weken verwerkingstijd en leg vast wie partituren, programmagegevens en toestemming beheert.
Open de kaartverkoop zodra datum, zaalcapaciteit en voorstellingsinformatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding, zodat catering en pauzedrankjes niet pas in de laatste week worden aangepast.
Maak uiterlijk enkele weken voor de voorstelling een technische doorloop met microfoons, mengpaneel, luidsprekers, theaterlampen, lichtstatieven, verlengkabels en stekkerdozen. Test ook laptop, muzieklessenaar en muziekmappen op de plek waar ze worden gebruikt.
Werk de publieksroute vóór de zaalopbouw uit: entreebord, programmabord, pijlenbordjes, ontvangsttafel en stoelindeling. Laat programmafolders drukken met gecontroleerde namen en rollen; een fout daarin is op de avond zelf niet meer te herstellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een operettevoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. In de eerste 2 maanden leg je datum, zaal, repetitieruimte, regisseur, cast, begeleiding en rechten vast; daarna volgen repetities, kaartverkoop, promotie en techniek.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een operettevoorstelling starten?: Open de verkoop zodra zaalcapaciteit, datum en voorstellingstekst definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen en de inzet van vrijwilligers te verwerken.
Wanneer regel je decor en kostuums voor een operettevoorstelling?: Maak het decorontwerp en de rekwisietenlijst uiterlijk 8 weken voor de voorstelling definitief. Controleer kostuums minstens 4 weken vooraf en plan daarna een repetitie waarin decorpanelen, achterdoek, gordijnen en kleding worden gebruikt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische doorloop?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor een volledige technische doorloop, bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor de première. Test daarin licht, geluid, microfoons, muziekbegeleiding, decorwissels en de publieksroute; plan daarna nog tijd voor storingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.