Operettenaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Operettenaufführung braucht mehrere Planungslinien gleichzeitig: Bühne, Ensemble, Musik, Technik, Publikum und Pause. Kläre zuerst Termin, Saal, Probenraum und künstlerisches Team; danach folgen Besetzung, Rechte, Kartenverkauf und Werbung. In den letzten Wochen werden Programmheft, Kostüme, Requisiten, Sitzplätze und Technik konkret. Plane den Empfang und die Pausenbewirtung früh genug, damit am Vorstellungstag nicht noch Helfer, Gläser oder Hinweisschilder fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Vorstellungsdatum bestätigen
2 Personen
Location und Saal festlegen
2 Personen
Proberaum reservieren
Regisseur und künstlerisches Team festlegen
2 Personen
Solisten und Chormitglieder bestätigen
2 Personen
Musiker oder Begleitung festlegen
2 Personen
Rechte und Musikmaterial prüfen
Vorstellungsinformationen sammeln
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige für den Empfang werben
Programmheft erstellen
2 Personen
Werbeplakat gestalten
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
Catering bestellen
Pausengetränke planen
2 Personen
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
Kostüme prüfen
3 Personen
Requisitenliste erstellen
2 Personen
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Sitzplatzkapazität prüfen
2 Personen
Programmhefte drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Publikumsinformationen online stellen
Cateringmengen bestätigen
Letzte Probe durchführen
15 Personen
Kostüme waschen und reparieren
3 Personen
Requisiten sammeln
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Dekorationsteile bereitstellen
4 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen

Event

Saal und Backstage öffnen
2 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Dekor aufbauen
5 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Pausebuffet aufbauen
3 Personen
Technik anschließen
3 Personen
Lichtstufen einstellen
2 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Requisiten nach Szene ordnen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Catering und Diätoptionen prüfen
2 Personen
Technik-Durchlauf durchführen
8 Personen
Künstler schminken
3 Personen
Zugang für Publikum kontrollieren
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Plätze zuweisen
3 Personen
Aufführung begleiten
5 Personen
Pausengetränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausenbuffet aufräumen
3 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Künstler umkleiden
3 Personen
Applausmoment begleiten
2 Personen
Publikum verabschieden
4 Personen
Abendvorstellung vorbereiten
5 Personen
Abendpublikum empfangen
4 Personen
Abendvorstellung begleiten
5 Personen
Abendpause servieren
5 Personen
Abendpublikum verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Requisiten einpacken
3 Personen
Deko abbauen
5 Personen
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Backstage reinigen
2 Personen
Bestände zählen
Mietmaterial prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Kostüme ins Lager bringen
2 Personen
Dekoration ins Lager bringen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachrichten versenden
Foto- und Programmmaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StapelstühleAnz. 120
EmpfangstischeAnz. 2
PausentischeAnz. 6
UmkleidestühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 6
KlappischeAnz. 4

Ausstattung

Klavierbegleitung
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
LichtstativeAnz. 4
TheaterlampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
NotenpultAnz. 3
NotenmappenAnz. 20
WerkzeugkofferAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 3

Dekoration

DekorplattenAnz. 6
Hintergrundvorhang
VorhängeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
PfeilschilderAnz. 8
Programmtafel
Eingangsschild
NamensschilderAnz. 20
KabelmattenAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 2
AbdeckbandAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
KuchenplattenAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
KaraffeAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
GeschirrtücherAnz. 12
KüchentücherAnz. 8
KühlelementeAnz. 16

Catering

ProgrammhefteAnz. 130
ServiettenAnz. 300
KaffeefilterAnz. 150
Einkäufe

Reinigung

WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Tipps

Bestätige Termin und Saal mindestens 12 Wochen vor der Aufführung. Prüfe dabei nicht nur die Sitzplatzkapazität, sondern auch Platz für Empfang, Pause, Umkleiden und Technik.
Kläre Musikrechte und Notenmaterial, bevor Proben beginnen. Für Solisten, Chor und Begleitung sollten die Unterlagen spätestens 8 Wochen vorher vollständig vorliegen.
Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Vorstellungsinformationen, Sitzplatzkapazität und Einlassablauf feststehen. Teile die Aufgaben für Anmeldungen und Empfang mindestens 2 Wochen vor dem Termin zu.
Plane die technische Probe nicht erst am Aufführungstag. Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Licht, Laptop, Notenpulte und Verlängerungskabel sollten mindestens einen separaten Testlauf im Saal erhalten.
Bestelle Catering und Pausengetränke nach der erwarteten Gästezahl und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Rechne außerdem Empfangstische, Pausentische, Wassergläser, Kaffeetassen und Servierplatten in den Aufbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Operettenaufführung planen?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Termin, Saal, Probenraum, Regie, Ensemble und musikalische Begleitung sollten in den ersten 4 Wochen feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Operettenaufführung starten?: Starte den Verkauf, sobald Saal, Sitzplatzkapazität, Termin und genaue Vorstellungsinformationen bestätigt sind. Praktisch sind etwa 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung.
Wann müssen Programmhefte und Plakate fertig sein?: Gib das Programmheft spätestens 2 Wochen vor der Aufführung in den Druck. Plakate sollten mindestens 4 Wochen vorher gestaltet und anschließend verteilt werden, damit die Werbung ausreichend Zeit hat.
Wie viele Helfer braucht man für den Empfang?: Plane mindestens 2 Personen für den Empfang ein, bei größerem Saal oder nummerierten Plätzen besser 3 bis 4. Teile die Helfer spätestens 14 Tage vorher ein und kläre Einlass, Namensschilder und Programmhefte.

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