Checklist voor een goed georganiseerd operetteconcert

Bij een operetteconcert lopen artistieke voorbereiding, publieksontvangst en techniek door elkaar. Leg eerst datum, locatie, repertoire en reserveringen vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en de afstemming met artiesten en begeleiders. In de laatste week draait het om muziekpartijen, programmaboekjes, catering en apparatuur. Op de concertdag zelf controleer je de zaal, nooduitgangen, ventilatie, stoelen, entree en garderobe voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en repertoire vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bevestiging naar bezoekers sturen
Artiesten en begeleiders bevestigen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Programmaboekje samenstellen
2 personen
Programmaboekjes drukken
Vrijwilligers indelen
Entree- en garderobesysteem klaarzetten
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Parkeerinformatie klaarzetten
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programmaboekjes sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Zaal ventileren
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium en speelvlak inrichten
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Doorloop met artiesten uitvoeren
5 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
Artiesten bedanken
Borrel klaarzetten
3 personen
Borrel serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Overgebleven catering koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Garderobe controleren
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Wasgoed reinigen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Pianokruk
Keyboard
Keyboardstandaard

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Podiumachterdoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Naambordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuigersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Poetsdoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Entree

Entreeformulierenaantal 120
Pennenaantal 12
Garderobenummersaantal 120
Garderobetassenaantal 120
Contantgeldbakjesaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Naamstickersaantal 120

Papierwerk

Programmaboekjesaantal 120
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Papierscharenaantal 4
Nietmachinesaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Kleding

Zwarte schortenaantal 8
Garderobetassenaantal 120

Opslag

Kunststof kratjesaantal 12
Opbergboxenaantal 8
Kledinghoezenaantal 20

Tips

Plan de technische controle niet pas op de concertdag. Test microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel, DI-boxen en verlengsnoeren vooraf in de zaal en leg vast wie storingen oplost.
Tel bezoekers en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het concert bij elkaar op voordat je cateringhoeveelheden berekent. Zo voorkom je dat servies, glazen of gebaksvorkjes pas tijdens de ontvangst worden bijgeteld.
Laat programmaboekjes minstens één werkdag vóór het concert drukken en sorteren. Controleer namen, repertoirevolgorde en eventuele begeleiders nog één keer met de definitieve muziekpartijen.
Maak voor vrijwilligers een indeling met minimaal drie rollen: entree, garderobe en catering. Geef iedereen vóór de opening aanvangstijd, taak en aanspreekpunt, zodat je niet zelf elke vraag bij de deur hoeft op te lossen.
Haal locatiesleutels op tijd op en inspecteer zaal en entree vóór de opbouw. Controleer daarna nooduitgangen, ventilatie, stoelopstelling, kleedkamerrekken en de plek van muzieklessenaars en pianokruk voordat artiesten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met een operetteconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en repertoire. In de laatste 2 weken regel je vooral bevestigingen, catering, techniek, vrijwilligers en drukwerk.
Wat moet je voor de techniek van een operetteconcert testen?: Controleer minimaal microfoons, statieven, luidsprekers, mengpaneel, DI-boxen, muzieklessenaars en stroomvoorziening. Plan één volledige test uiterlijk 1 week vooraf en doe op de concertdag nog een korte controle.
Hoeveel programmaboekjes moet ik drukken voor een operetteconcert?: Druk het aantal bevestigde bezoekers plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 100 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 110 boekjes; sorteer ze vóór de deuren opengaan bij de entree.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een operetteconcert?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de telling uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Bereken daarna pas koffie, thee, water, gebak en het benodigde servies, zodat je bestelling aansluit op het werkelijke aantal bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.