Operaconcert organiseren: een checklist die niets overslaat

Een operaconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en stoelen vastleggen. Je stemt programma, contracten, techniek, publieksontvangst en catering op elkaar af. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten en technische wensen vast en open pas dan de aanmeldingen. In de laatste week draait het om aantallen, naamkaartjes, programmfolders, kaarten en een controle van geluid, verlichting en zitplaatsen. Zo voorkom je dat een ontbrekende microfoon, pianokruk of dieetwens op de concertdag voor vertraging zorgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en artiesten vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Artiestencontracten controleren
Technische wensen verzamelen
2 personen
Begroting en entreeprijs bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiestenreis bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Toegangskaarten afdrukken
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumvloer vrijmaken
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Instrumenten veilig opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Programma doornemen
4 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Naamkaartjes klaarleggen
Routebordjes ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Toiletten controleren

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte klaarzetten
2 personen
Soundcheck begeleiden
3 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Artiestengeschenken uitdelen
Afscheidswoord verzorgen
Naborrel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Bruikbare voorraad inpakken
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
Ongebruikte kaarten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Bistrotafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Informatietafel
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Dessertbordenaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 100
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Versterker
Muzieklessenaarsaantal 12
Stemvork
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Kabelgotenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Pianokruk

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6
Reserve-ledlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Podiumachterdoek
Programmastandaardsaantal 4
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koksmesaantal 2
Keukentangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische bespreking uiterlijk 3 weken voor het concert. Controleer per artiest microfoons, muzieklessenaars, microfoonstatieven, versterking en de benodigde podiumspots; test de volledige opstelling later nogmaals op locatie.
Sluit de gastenlijst 3 tot 5 dagen vooraf. Bereken daarna pas catering, servies en glaswerk, zodat je gericht wijnglazen, waterglazen, dessertborden, serveerschalen en karaffen klaarzet.
Leg de artiestenreis uiterlijk 7 dagen voor het concert definitief vast. Noteer aankomsttijd, vertrek en eventuele vervoersbehoefte, zodat repetitie, soundcheck en ontvangst niet door elkaar lopen.
Druk programmafolders, toegangskaarten en naamkaartjes niet eerder dan 2 dagen vooraf af. Dan kun je wijzigingen in programma, artiesten of gasten nog verwerken zonder een hele oplage weg te gooien.
Reserveer op de concertdag minstens 90 minuten voor de opbouw. Zet stoelen, bistrotafels, buffettafels en de informatietafel klaar, werk kabels af met gaffer tape of kabelgoten en leg reservebatterijen en verlengkabels binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een operaconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je datum en locatie bevestigen, artiesten contracteren, het programma vastleggen en de aanmeldingen openen.
Wanneer moet ik de techniek voor een operaconcert regelen?: Verzamel de technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf en plan daarna een controle op locatie. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, versterker, muzieklessenaars en podiumspots uiterlijk 90 minuten voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een operaconcert op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor stoelen, tafels, techniek, verlichting en catering. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor soundcheck en een korte repetitie, afhankelijk van het aantal artiesten.
Wanneer moet ik de definitieve cateringhoeveelheden bepalen?: Bepaal de hoeveelheden 3 tot 5 dagen vooraf, zodra de gastenlijst en dieetwensen zijn verwerkt. Koel dranken uiterlijk 4 uur voor aanvang en zet verse producten zo laat mogelijk klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.