Opernkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Opernkonzert braucht mehr als ein festgelegtes Programm: Künstlerverträge, Technik, Einlass und Bewirtung müssen zeitlich zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Aufstellen der Stühle und dem Soundcheck. Besonders leicht werden Programmhefte, Künstleranreise, Ernährungswünsche und Ersatzbatterien zu spät geklärt. Plane die Aufgaben deshalb nach Fristen und prüfe am Veranstaltungstag jeden Bereich mit einer verantwortlichen Person.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Programm und Künstler festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Künstlerverträge prüfen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Werbung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Künstleranreise bestätigen
Endgültige Gästeliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Eintrittskarten drucken
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühnenfläche freiräumen
3 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Instrumente sicher aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Programm durchgehen
4 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
Namensschilder bereitlegen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Toiletten kontrollieren

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstlerraum vorbereiten
2 Personen
Soundcheck begleiten
3 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet servieren
4 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
Künstlergeschenke verteilen
Abschiedsrede halten
After-Party betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Instrumente einpacken
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Brauchbaren Vorrat verpacken
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste gekühlt lagern
Ungenutzte Karten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
BistrotischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
Infotisch
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
DesserttellerAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 80
GebäckgabelnAnz. 100
KaraffenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Verstärker
NotenpulteAnz. 12
Stimmgabel
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
KabelkanäleAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24
Klavierhocker

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
LED-LaternenAnz. 6
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Bühnenhintergrund
ProgrammständerAnz. 4
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KochmesserAnz. 2
KüchenzangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
SchwämmeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Programm, Künstlerverträge und technische Anforderungen spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleiben Zeit für Rückfragen zu Mikrofonen, Lautsprechern, Notenpulten und Bühnenstrahlern.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Ort, Programm und Eintrittspreis feststehen. Verschicke die Einladungen anschließend innerhalb von 2 bis 3 Tagen und führe die Anmeldungen laufend nach.
Erstelle 7 Tage vor dem Konzert eine vorläufige Gästeliste und frage Ernährungswünsche ab. Die endgültige Liste, Namensschilder, Eintrittskarten und Programmhefte sollten spätestens 2 Tage vorher fertig sein.
Plane den Aufbau nicht nur mit Stühlen: Prüfe auch Bistrotische, Buffetische, Infotisch, Kleiderständer und Kabelkanäle. Lege Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Ersatzbatterien am Technikplatz bereit, nicht in einer entfernten Abstellkammer.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass und rechne für das erste Konzertstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kontrolliere vorher Weingläser, Wassergläser, Karaffen, Thermoskannen und Serviergeschirr.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Opernkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Künstlern. Technik, Verträge und Einladungen brauchen oft mehrere Abstimmungsrunden.
Wann sollten Einladungen für ein Opernkonzert verschickt werden?: Verschicke sie etwa 6 Wochen vor dem Konzert und öffne die Anmeldung gleichzeitig. Eine erste Gästeliste solltest du nach 2 Wochen, die endgültige spätestens 2 Tage vorher erstellen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Opernkonzert?: Rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kaufe zusätzlich einen kleinen Puffer ein und stelle Wasser in Karaffen bereit, damit der Service während des Konzerts nicht unterbrochen wird.
Wann ist der Technikaufbau für ein Opernkonzert fertig?: Plane den vollständigen Technikaufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verstärker, Notenpulte und Bühnenstrahler sollten danach noch in einem Soundcheck getestet werden.

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