Organiser un concert d’opéra sans rien oublier

Un concert d’opéra demande une coordination précise entre les artistes, la salle, la technique et l’accueil du public. Cette checklist regroupe les 77 tâches et les 62 fournitures nécessaires, dans l’ordre où elles doivent être préparées. Commence par confirmer la date, le lieu, le programme et les contrats, puis avance vers les inscriptions, la communication et la logistique du jour J. Les derniers contrôles concernent notamment les sièges, les pupitres, les microphones, les boissons et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Finaliser le programme et les artistes
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les contrats des artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Définir le budget et le prix d’entrée
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le déplacement des artistes
Établir la liste définitive des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer les billets d’entrée
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Dégager le sol de la scène
3 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Installer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Passer en revue le programme
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Préparer les badges nominatifs
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer la loge des artistes
2 personnes
Animer les balances
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Distribuer les cadeaux des artistes
Prononcer le mot de clôture
Animer l’après-soirée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Emballer le stock utilisable
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes au frais
Archiver les cartes non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables bistrotqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'information
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 80
Fourchettes à gâteauqté 100
Carafesqté 12
Thermosqté 6

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Amplificateur
Pupitres de musiqueqté 12
Fourchette de sonnerie
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 8
Piles de rechangeqté 24
Tabouret de piano

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6
Ampoules LED de rechangeqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Fond de scène
Pupitres de programmeqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteau de chefqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 8
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de communiquer le concert. Prévois ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour finaliser le programme, les artistes, les contrats et les besoins techniques.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis calcule les quantités de catering à partir de la liste définitive des invités. Achète les produits frais le plus tard possible, idéalement la veille ou le jour même.
Teste la sonorisation avant l’arrivée du public : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, amplificateur et câbles doivent être vérifiés ensemble. Prévois des rallonges, multiprises, piles de rechange et du ruban gaffer sur place.
Imprime les programmes, billets et badges nominatifs une fois les inscriptions stabilisées. Garde une petite réserve de billets et de programmes pour les modifications de dernière minute.
Installe les chaises, la table d’information, les tables de buffet et les portants avant de préparer les boissons. Refroidis les bouteilles suffisamment tôt et vérifie séparément les verres à vin, verres à eau, tasses et assiettes à dessert.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d’opéra ?: Commence dès que la date et le lieu sont envisagés. Il faut généralement prévoir plusieurs semaines pour confirmer les artistes, signer les contrats, recueillir les besoins techniques, ouvrir les inscriptions et organiser l’accueil.
Combien de temps avant un concert faut-il envoyer les invitations ?: Envoie les invitations dès que le programme, les artistes, le lieu et le prix d’entrée sont confirmés. Un délai de 3 à 6 semaines laisse aux invités le temps de s’inscrire et permet de finaliser les quantités de catering.
Que faut-il vérifier pour la technique d’un concert d’opéra ?: Vérifie les microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, amplificateur, pupitres de musique, éclairage de scène et alimentation électrique. Fais un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achète les boissons et les produits non périssables après avoir calculé les quantités définitives. Achète les produits frais la veille ou le jour du concert, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil du public.

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