Checklist voor een openwaterzwemwedstrijd organiseren

Een openwaterzwemwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten en deelnemers laten starten. Je regelt eerst de locatie, vergunning, verzekering en veiligheid; daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers en wedstrijdmaterialen. In de laatste week controleer je het water, de weersverwachting, startlijsten en medische gegevens opnieuw. Deze checklist helpt je om 68 taken en 75 benodigdheden stap voor stap af te werken, zodat veiligheid en organisatie op de wedstrijddag niet door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Parcours metingen uitvoeren
3 personen
Zwembad- of waterbeheer informeren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Reserveringen maken
Deelnemersbevestiging versturen
Startlijsten opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Medische gegevens controleren
2 personen
Weersverwachting volgen
Parcours opnieuw inspecteren
3 personen
Wedstrijdbriefing schrijven
Startnummers voorbereiden
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Boeien verankeren
4 personen
Finishzone markeren
3 personen
Veiligheidsboten controleren
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Waterkwaliteit controleren
2 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Kleedruimte begeleiden
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startvolgorde controleren
2 personen
Wedstrijd starten
4 personen
Parcours bewaken
6 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
4 personen
Finishers opvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Uitslagen verwerken
3 personen
Prijzenceremonie voorbereiden
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Publieksverlichting inschakelen
2 personen
Avondcatering serveren
4 personen
Waterveiligheid afronden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Parcours afbreken
5 personen
Boeien en lijnen reinigen
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Ronde parcoursboeienaantal 12
Startboei
Finishboog
Parcourslijnenaantal 4
Verankeringsgewichtenaantal 12
Startnummersaantal 150
Watervaste stiftenaantal 12
Badmutsenaantal 150
Polsbandjesaantal 180
Reddingsboeienaantal 8
Reddingslijnenaantal 6
Peddelsaantal 8
Wedstrijdklokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 2
Verkeerskegelsaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Borstelsaantal 4

Apparatuur

Marifoonsaantal 6
Portofoonsaantal 10
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Thermometersaantal 2
Waterkwaliteitstestset
Megafonenaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koelelementenaantal 40
Krattenaantal 20

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Reinigingsdoekenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 4
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 10

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Richtingpijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 10
Whiteboardsaantal 3

Catering

Medaillesaantal 30
Trofeeënaantal 6
Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdlocatie en het parcours minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Meet afstanden opnieuw en controleer later nog een keer of boeien, start- en finishpunten veilig kunnen worden verankerd.
Dien de wedstrijdvergunning en het veiligheidsplan niet pas in de laatste week in. Plan hiervoor minimaal 6 weken marge, zodat opmerkingen over reddingsmiddelen, marifoons, portofoons of afzettingen nog verwerkt kunnen worden.
Verwerk inschrijvingen en medische gegevens in één overzicht en sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de wedstrijd. Verstuur daarna de deelnemersbevestiging, startnummers en praktische wedstrijdbriefing.
Maak vrijwilligersindelingen uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per taak een reserve aan. Bij open water heb je niet alleen mensen bij start en finish nodig, maar ook duidelijke communicatie en toezicht langs het parcours.
Volg het weer vanaf 7 dagen voor de start en inspecteer het parcours opnieuw binnen 24 uur. Vul koelboxen pas op de wedstrijddag, maar verzamel partytenten, reddingsboeien, lijnen, badmutsen en meetmaterialen al de avond ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openwaterzwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel locatie, vergunning, verzekering en veiligheidsplan uiterlijk 6 tot 8 weken voor de wedstrijd; daarna heb je tijd voor inschrijvingen en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de vergunning voor een openwaterzwemwedstrijd aanvragen?: Vraag de vergunning minimaal 6 weken vooraf aan, of eerder als de lokale procedure dat vraagt. Houd daarna ruimte voor aanpassingen aan het parcours, verkeersmaatregelen en het veiligheidsplan.
Wanneer maak ik de startlijst voor een openwaterzwemwedstrijd?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de start en maak daarna de startlijst. Controleer ook direct de medische gegevens, dieetwensen en deelnemersbevestigingen voordat je startnummers voorbereidt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een openwaterzwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, de parcourslengte en de locatie. Maak minimaal 2 weken vooraf een indeling met aparte mensen voor veiligheid op het water, registratie, start, finish en communicatie, plus ten minste 1 reserve per kritieke taak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.