Checklist pour organiser une compétition de natation en eau libre

Une compétition de natation en eau libre demande une préparation précise, surtout pour la sécurité et la coordination sur l’eau. Commencez par choisir le site, obtenir l’autorisation et relever le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les listes de départ, les données médicales, les bénévoles et le matériel doivent être vérifiés plusieurs fois. Cette checklist de 68 tâches et 75 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’organisation au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Effectuer les relevés du parcours
3 personnes
Informer la gestion de la piscine ou de l’eau
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inviter les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer la confirmation aux participants
Établir les listes de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les données médicales
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Réinspecter le parcours
3 personnes
Rédiger le briefing du concours
Préparer les dossards
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Ancrer les bouées
4 personnes
Marquer la zone d’arrivée
3 personnes
Vérifier les bateaux de sécurité
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Contrôler la qualité de l’eau
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Encadrer le vestiaire
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Vérifier l’ordre de passage
2 personnes
Lancer la compétition
4 personnes
Surveiller le parcours
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les résultats
3 personnes
Préparer la cérémonie de remise des prix
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Allumer l'éclairage du public
2 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Finaliser la sécurité aquatique
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours
5 personnes
Nettoyer les bouées et les lignes
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 40
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Balisage rondeqté 12
Bouée de départ
Arche d'arrivée
Lignes du parcoursqté 4
Poids d'ancrageqté 12
Numéros de départqté 150
Marqueurs indélébilesqté 12
Bonnets de bainqté 150
Braceletsqté 180
Bouées de sauvetageqté 8
Cordes de sauvetageqté 6
Pagaiesqté 8
Pendule de matchqté 4
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 2
Cônes de signalisationqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Brossesqté 4

Équipement

Radiosqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Thermomètresqté 2
Kit de test de la qualité de l’eau
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 12
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Barbecue à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bouilloiresqté 3
Pains de glaceqté 40
Caissesqté 20

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 4
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Flèches directionnellesqté 20
Panneaux d'informationqté 10
Tableaux blancsqté 3

Catering

Médaillesqté 30
Trophéesqté 6
Courses

Conseils

Commencez les démarches d’autorisation et la vérification de l’assurance plusieurs semaines avant la course. Le plan de sécurité doit être prêt avant la publication du formulaire d’inscription.
Relevez le parcours sur place, puis contrôlez-le une seconde fois avant l’épreuve. Vérifiez notamment le balisage, les lignes du parcours, les poids d’ancrage et la visibilité des bouées.
Ne clôturez pas les inscriptions sans avoir recueilli les besoins alimentaires et vérifié les données médicales. Préparez ensuite les listes de départ et les numéros de départ dans une version facilement modifiable.
Répartissez les bénévoles par zone et donnez-leur un moyen de communiquer. Prévoyez des radios ou talkies-walkies pour la sécurité sur l’eau et l’accueil à terre.
Surveillez les prévisions météo jusqu’au jour de la compétition et réinspectez le parcours juste avant le départ. Remplissez les glacières, testez la sonorisation et rassemblez tout le matériel la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation en eau libre ?: Prévoyez idéalement au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de vérifier l’assurance, de publier les inscriptions, de recruter les bénévoles et de sécuriser le parcours.
Quand faut-il publier les inscriptions ?: Publiez le formulaire dès que le lieu, le parcours prévisionnel et les règles de sécurité sont suffisamment définis, généralement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Fixez une date limite au moins 7 jours avant la préparation des listes de départ.
Quand faut-il vérifier la météo et le parcours ?: Consultez les prévisions chaque jour pendant les 3 derniers jours et faites une dernière inspection du parcours le jour précédent ou le matin de la course. Contrôlez alors les bouées, les lignes, les ancrages et les accès de secours.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course en eau libre ?: Le nombre dépend du parcours, du nombre de nageurs et du dispositif de secours, mais répartissez les bénévoles par fonction plutôt que de les laisser polyvalents. Finalisez les affectations au moins 7 jours avant et prévoyez une personne de réserve par zone critique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.