Checklist openluchtvoorstelling organiseren
Een openluchtvoorstelling vraagt om meer dan een podium en stoelen. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, artiesten, techniek, catering en publieksinformatie. De planning loopt van datum en programma vastleggen tot terrein inspecteren, opbouwen en testen. Vooral stroom, kabelveiligheid, regenmaatregelen en artiesteninformatie worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de 68 taken en 67 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en speelveld controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes bestellen
Weersverwachting volgen
Artiesteninformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Weersplan communiceren
Event
Terrein inspecteren
2 personen
Podium plaatsen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Decor en bewegwijzering plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Entree en kassa inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eindapplaus begeleiden
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Catering afsluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie afbreken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Podium demonteren
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Verlichting inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringvoorraad opruimen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Partytentenaantal 3
- Klapstoelenaantal 120
- Tafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 6
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Klaptafelsaantal 4
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Reservebatterijenaantal 16
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 20
- Kabelmattenaantal 12
- Gaffertapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
- Aggregaat
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Prikkabelsaantal 6
- Zaklampenaantal 6
- Lichtfiltersaantal 8
Decoratie
- Podiumachterdoekenaantal 2
- Slingersaantal 12
- Bloembakkenaantal 8
- Rode lopersaantal 2
- Entreebordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Programmabordenaantal 2
- Programmaboekjesaantal 150
Servies
- Drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Schalenaantal 10
- Maatbekersaantal 2
- Koelcontainersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Afzetlintaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 12
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Regel vergunningen en meldingen vroeg in het traject en controleer daarna opnieuw of de locatie aan de voorwaarden voldoet. Plan de locatiecontrole vóór je podium, tenten en stoelen reserveert.
- Bevestig artiesten en technici niet alleen mondeling: stuur hun informatie over aankomst, speelplek, kleedruimte, techniek en programma op tijd door. Zo voorkom je ontbrekende kabels, microfoons of DI-boxen op de speeldag.
- Maak een stroomplan voordat je geluidsapparatuur en verlichting opbouwt. Bepaal waar aggregaat, stroomhaspels, verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en kabelmatten komen en houd gaffertape en tie-wraps bij de hand.
- Volg de weersverwachting vanaf enkele dagen voor de voorstelling en communiceer één duidelijk weersplan. Controleer op de dag zelf het terrein, de tenten, podiumdelen en elektrische aansluitingen voordat bezoekers binnenkomen.
- Plan de opbouw in vaste stappen: eerst podium en tenten, daarna stoelen en tafels, vervolgens decor en bewegwijzering en pas daarna geluid en verlichting. Reserveer tijd voor een volledige soundcheck met alle microfoons, luidsprekers en reservebatterijen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Leg artiesten, technici en reserveringen vast zodra de datum staat; de laatste week gebruik je voor weercontrole, boodschappen en communicatie.
- Wat moet ik regelen voor techniek bij een openluchtvoorstelling?
- Maak een lijst met mengpaneel, luidsprekers, subwoofers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen en audiokabels. Plan daarnaast stroomhaspels, verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en kabelmatten, en test alles vóór de voorstelling.
- Wanneer moet ik een weersplan voor een openluchtvoorstelling maken?
- Maak het plan uiterlijk één week vooraf en volg de verwachting dagelijks vanaf ongeveer drie dagen voor de voorstelling. Communiceer de definitieve beslissing zo vroeg mogelijk op de dag zelf, zodat publiek, artiesten en technici weten waar ze aan toe zijn.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtvoorstelling?
- Reserveer minimaal een volledige opbouwdag wanneer je podium, tenten, stoelen, geluid en verlichting zelf plaatst. Plan daarna extra tijd voor terreincontrole, bekabeling, soundcheck en het oplossen van technische problemen vóór de publieksontvangst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!