Checkliste für eine Freiluftaufführung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, idealerweise mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob Bühne, Zelte, Stromversorgung und Tonanlage am gewünschten Ort zulässig sind.
• Verfolge die Wettervorhersage ab sieben Tagen vor der Aufführung täglich und lege spätestens 48 Stunden vorher fest, wann der Wetterplan kommuniziert wird. Zelte allein ersetzen keinen Plan für starke Windböen oder Gewitter.
• Plane für den Aufbau mindestens vier Stunden ein, wenn Bühne, Bestuhlung, Zelte, Ton und Beleuchtung vor Ort eingerichtet werden. Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Ersatzbatterien vor dem Einlass vollständig.
• Sichere jede Leitung, die Publikumswege kreuzt, mit Kabelkanälen oder Kabelmatten und halte Gaffa-Tape sowie Kabelbinder bereit. Prüfe zusätzlich, ob Kabeltrommeln, Verlängerungen und das Stromaggregat für die benötigte Leistung ausreichen.
• Bestelle Programmhefte und kläre Ernährungswünsche nicht erst am Vortag. Verschicke Künstlerinformationen und den Wetterplan rechtzeitig, damit Anreise, Auftritt und mögliche Änderungen für alle Beteiligten eindeutig sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung organisieren?

Starte etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Location, Genehmigungen und Künstlern. Die letzten 48 Stunden sollten nur noch Wetterentscheidung, Einkäufe, Materialprüfung und Ablaufkontrolle enthalten.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Freiluftaufführung?

Plane mindestens vier Stunden für Bühne, Zelte, Stühle, Tische, Ton und Licht ein. Für einen vollständigen Techniktest sollten zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.

Wann sollte ich den Wetterplan für eine Freiluftaufführung festlegen?

Verfolge die Vorhersage ab sieben Tagen vorher und entscheide spätestens 48 Stunden vor Beginn über die Kommunikation. Bei unsicherem Wetter sollte das Team am Veranstaltungstag eine zweite Kontrolle etwa sechs Stunden vorher durchführen.

Was muss ich bei der Stromversorgung im Freien beachten?

Prüfe vor dem Aufbau, wie viel Leistung Ton, Licht und Catering zusammen benötigen, und plane bei fehlender Infrastruktur ein Stromaggregat ein. Alle Leitungen müssen vor dem Einlass gesichert und mindestens einmal vollständig getestet werden.

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