Checklist para organizar un espectáculo al aire libre

Organizar un espectáculo al aire libre exige coordinar permisos, artistas, montaje y un plan alternativo para el tiempo. Empieza por fijar la fecha, el programa y el recinto; después confirma reservas, inscripciones y necesidades técnicas. Durante la última semana, revisa la previsión, compra lo necesario y comunica las instrucciones a artistas y asistentes. El día del evento, deja margen para inspeccionar el espacio, montar escenario, carpas, sillas, sonido e iluminación antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar el recinto y el área de juego
2 personas
Presentar permisos y notificaciones
Confirmar artistas y técnicos
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Maquetar el programa
2 personas
Encargar los programas
Seguir la previsión del tiempo
Enviar la información de los artistas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comunicar el plan meteorológico

Evento

Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar la decoración y la señalización
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar la entrada y la caja
2 personas
Dejar listos los programas
Recibir al público
4 personas
Anunciar el programa
Coordinar la presentación
3 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder preguntas del público
2 personas
Guiar el aplauso final
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar sillas y mesas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Empaquetar la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el material de catering
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Carpas de fiestacant. 3
Sillas plegablescant. 120
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 6
Percheros para camerinoscant. 4
Mesas plegablescant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Baterías de repuestocant. 16
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 100
Grupo electrógeno

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6
Filtros de luzcant. 8

Decoración

Telones de fondo del escenariocant. 2
Guirnaldascant. 12
Jardinerascant. 8
Alfombras rojascant. 2
Carteles de entradacant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Carteles del programacant. 2
Programascant. 150

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Bandejascant. 10
Jarras medidorascant. 2
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12

Compras

Compras

Consejos

Presenta los permisos y notificaciones con varias semanas de margen y confirma por escrito las condiciones del recinto, especialmente el horario de montaje, el acceso de vehículos y el área de juego.
Cierra el programa y la información técnica de cada artista antes de encargar los programas. Pide también necesidades de sonido, camerino y alimentación para evitar cambios el día del espectáculo.
Comprueba la previsión meteorológica 72 y 24 horas antes. Comunica entonces qué ocurre si llueve, dónde se trasladan las personas y quién toma la decisión final.
Reserva al menos varias horas para el montaje: primero escenario, carpas, mesas y sillas; después sonido e iluminación. Revisa cables, regletas, alargadores, canaletas y cinta gaffer antes de la prueba técnica.
Prepara el catering según las inscripciones y preferencias dietéticas recogidas. Ten listas las compras, los materiales y las baterías de repuesto antes de que llegue el equipo artístico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, recinto, permisos, artistas y reservas. Deja la última semana para compras, materiales, programa, previsión meteorológica y comunicaciones.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un espectáculo al aire libre?: Consulta la previsión 72 horas antes y vuelve a comprobarla 24 horas antes. En ese momento comunica el plan meteorológico a artistas, técnicos, asistentes y personal de montaje.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un escenario al aire libre?: Reserva como mínimo 4 horas para montar escenario, carpas, mobiliario, sonido e iluminación, y añade tiempo para la prueba técnica. El montaje puede durar más si hay grupo electrógeno, subwoofers o mucho cableado.
¿Qué equipo de sonido hace falta para un espectáculo al aire libre?: Como base, calcula mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, micrófonos, soportes, cajas DI y cables de audio. Lleva además baterías de repuesto, alargadores, regletas y cinta gaffer para resolver incidencias durante la función.

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