Boodschappenlijst voor een openluchtfilmavond

Voor een openluchtfilmavond heb je meer nodig dan een beamer en een film. Je regelt ook een scherm, geluid, stroomverdeling, verlichting, zitplaatsen en materiaal om snacks en dranken uit te serveren. Gebruik per bezoeker één zitplek of picknickplek en stem bekers, borden en bestek af op het aantal aanmeldingen. Controleer kabels en aansluitingen minimaal één dag vooraf; na zonsondergang zie je losse kabels en ontbrekende onderdelen minder makkelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Picknickdekensaantal 15
Cateringtafelaantal 2
Klapstoelen voor crewaantal 6

Apparatuur

Bioscoopscherm
Beamer
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 10

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Filmplakatenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blikvangersaantal 2
Dweil

Catering

Boodschappen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- IJsthee - 6 flessen
- Bruiswater - 6 flessen
- Plat water - 10 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Rode wijn - 6 flessen
- Witte wijn - 6 flessen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 4 potten
- Popcorn - 3 kilo
- Zout - 1 pak
- Mini-pizza's - 60 stuks
- Vegetarische mini-pizza's - 30 stuks
- Mini-loempia's - 60 stuks
- Vegetarische loempia's - 30 stuks
- Hummus - 4 bakjes
- Komkommer - 6 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Brownies - 60 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Ketchup - 2 flessen
- Mayonaise - 2 potten
- Mosterd - 2 potten
- Servetten - 200 stuks
- Papieren snackbakjes - 100 stuks
- Rietjes - 100 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Afvalzakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken

Tips

Reken per bezoeker op 1 herbruikbare beker, 1 bord en 1 bestekset. Leg daarnaast 10% extra klaar voor omgestoten of zoekgeraakte spullen.
Gebruik voor beeld een bioscoopscherm, beamer, laptop en HDMI-kabel. Test het filmbestand samen met de aansluitingen uiterlijk 24 uur vooraf.
Voorzie de techniek van verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten. Neem liever 1 extra verlengkabel en stekkerdoos mee dan dat je op locatie stroom tekortkomt.
Zet snacks op serveerschalen met serveerbestek en gebruik snijplanken en broodmessen voor het voorbereiden. Houd dranken gekoeld in koelboxen en gebruik ijscontainers of schenkkannen voor het uitserveren.
Plan verlichting naast het scherm: lichtsnoeren en LED-lantaarns helpen bij lopen en opruimen, terwijl zaklampen handig zijn voor de crew. Leg kabelmatten en verlichting vóór het donker klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een openluchtfilmavond?: Reken op 1 stoel per aangemelde bezoeker als iedereen zittend kijkt. Zet voor crew en techniek daarnaast 2 tot 4 klapstoelen voor crew klaar, afhankelijk van de omvang van de opbouw.
Hoeveel bekers en borden moet ik kopen voor een openluchtfilmavond?: Neem per bezoeker 1 beker, 1 bord en 1 bestekset, plus ongeveer 10% reserve. Voor 40 bezoekers betekent dat 44 bekers, 44 borden en 44 besteksets.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een openluchtfilmavond?: Gebruik minimaal een bioscoopscherm, beamer, laptop, HDMI-kabel en luidsprekers. Voeg een mengpaneel en microfoon toe als je bezoekers toespreekt of de geluidsinstallatie moet afregelen.
Wanneer moet ik de techniek van een openluchtfilm testen?: Test beeld, geluid, kabels en stroomaansluitingen minimaal 24 uur vooraf met hetzelfde filmbestand. Doe op locatie nog een korte controle vóór de bezoekers komen, bij voorkeur voordat het donker wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.