Einkaufsliste für den Open-Air-Filmabend

Für einen Open-Air-Filmabend brauchst du mehr als Leinwand und Beamer: Sitzplätze, Strom, Licht, Getränke und Snacks müssen draußen funktionieren. Plane Sitzgelegenheiten für alle angemeldeten Gäste ein und halte bei Kabeln, Eis und Mehrwegbechern Reserve bereit. Besonders oft fehlen Kabelmatten, Taschenlampen oder ein Plan für kühle Getränke. Die Einkaufsliste bündelt die benötigten Möbel, Technik-, Küchen- und Dekorationsartikel für den Aufbau vor Beginn der Vorführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 50
PicknickdeckenAnz. 15
CateringtischAnz. 2
Klappstühle für das TeamAnz. 6

Ausstattung

Kinoleinwand
Beamer
Laptop
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LaternenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 70
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
AusgießkannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ServierbesteckAnz. 10

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
FilmplakateAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
BlickfängerAnz. 2
Wischmopp

Catering

Einkäufe
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 6 Flaschen
- Stillwasser - 10 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa - 4 Gläser
- Popcorn - 3 Kilo
- Salz - 1 Packung
- Mini-Pizzen - 60 Stück
- Vegetarische Mini-Pizzen - 30 Stück
- Mini-Frühlingsrollen - 60 Stück
- Vegetarische Frühlingsrollen - 30 Stück
- Hummus - 4 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Brownies - 60 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Senf - 2 Gläser
- Servietten - 200 Stück
- Papier-Snackschalen - 100 Stück
- Strohhalme - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen

Tipps

Plane pro Gast einen Stuhl oder eine Picknickdecke ein; für das Team kommen zusätzlich 2 bis 4 Klappstühle infrage. Lege etwa 10 Prozent zusätzliche Sitzplätze bereit, falls mehr Gäste kommen als erwartet.
Rechne für den ersten Filmabend-Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle mindestens 1 Liter pro Gast vor. Teile Wasser und andere Getränke auf mehrere Kühlboxen und Eisbehälter auf, damit nicht alles an einer Stelle steht.
Halte für die Technik mindestens ein HDMI-Kabel, zwei Verlängerungskabel und passende Kabelmatten bereit. Kaufe oder leihe Kabelmatten nicht erst am Veranstaltungstag, denn lose Kabel auf dem Gelände werden schnell zur Stolperfalle.
Plane pro Gast 1 Teller, 1 Besteckset und 1 Mehrwegbecher plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Für Snacks genügen meist 2 bis 3 Servierschalen pro 10 Gäste; Servierbesteck und Ausgießkannen werden dagegen häufig vergessen.
Setze pro Tisch eine LED-Laterne oder eine kleine Lichterkette ein und lege mindestens 2 Taschenlampen für den Aufbau und den Heimweg bereit. Prüfe die Batterien spätestens am Vortag, besonders wenn die Veranstaltung nach Sonnenuntergang endet.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für einen Open-Air-Filmabend?: Plane für jede angemeldete Person einen Stuhl ein. Ergänze etwa 10 Prozent Reserve, also 55 Stühle für 50 Gäste, und stelle für das Organisationsteam zusätzlich 2 bis 4 Klappstühle bereit.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person?: Für die erste Stunde sind 2 bis 3 Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert. Für einen dreistündigen Abend solltest du insgesamt etwa 4 bis 6 Getränke pro Gast einplanen und Wasser dabei nicht vergessen.
Welche Technik brauche ich für einen Filmabend draußen?: Zum Grundaufbau gehören Kinoleinwand, Beamer, Laptop, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. Teste Filmdatei, Bild und Ton mindestens 24 Stunden vorher am vorgesehenen Standort.
Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Gäste?: Lege mindestens 55 Teller, Bestecksets und Mehrwegbecher bereit, damit rund 10 Prozent Reserve vorhanden ist. Servierschalen, Servierbesteck und Ausgießkannen kommen zusätzlich dazu und sollten vor dem Einkauf gezählt werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.