LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een geslaagde openluchtfilm

Een openluchtfilm organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een film en een projector regelen. Je hebt op tijd vertoningsrechten, een geschikte locatie, stroom en een reserveplan voor regen nodig. Op de dag zelf draait veel om testen: beeld, geluid, kabels, verlichting en het filmbestand moeten vóór de ontvangst werken. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, zodat je na zonsondergang niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Film en vertoningsrechten regelen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Stroomvoorziening vastleggen

  • Filmprogramma publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Weersverwachting controleren

  • Reserve binnenlocatie bevestigen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Filmbestand klaarzetten

  • Hapjes portioneren

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    3 personen

  • Terrein controleren

    2 personen

  • Stroom aansluiten

    2 personen

  • Partytenten opzetten

    4 personen

  • Scherm en projector opstellen

    3 personen

  • Geluid aansluiten en testen

    2 personen

  • Stoelen en dekens klaarzetten

    4 personen

  • Tafels en buffet opstellen

    3 personen

  • Verlichting plaatsen

    2 personen

  • Entree en looproutes markeren

    2 personen

  • Buffet en drankpunt inrichten

    3 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Hapjes en dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afval en terrein controleren

    2 personen

  • Film aankondigen

  • Film starten en bedienen

    2 personen

  • Bezoekers veilig laten vertrekken

    3 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Buffet en drankpunt afbreken

    3 personen

  • Afval verzamelen en sorteren

    3 personen

  • Stoelen en dekens opruimen

    4 personen

  • Scherm en tenten afbreken

    4 personen

  • Terrein schoonmaken

    3 personen

  • Servies afwassen en drogen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stapelstoelenaantal 80
  • Klaptafelsaantal 8
  • Partytentenaantal 2
  • Picknickdekensaantal 40
  • Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

  • Projector
  • Projectiescherm
  • Laptops
  • Draagbare speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Kabelmattenaantal 8

Verlichting

  • Led-prikkabelsaantal 4
  • Led-lantaarnsaantal 8
  • Zaklampenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 120
  • Herbruikbare kommenaantal 100
  • Herbruikbare bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerkommenaantal 10
  • Serveerlepelsaantal 10

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Popcornmachinesaantal 2
  • Waterkokersaantal 2

Decoratie

  • Pijlbordenaantal 8
  • Programmapostersaantal 6
  • Afzetlintrollenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemsetsaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Handschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Regel film en vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of de gekozen versie daadwerkelijk als filmbestand beschikbaar is en zet het bestand uiterlijk op de dag zelf klaar op de laptop.
  • Plan de techniek ruim vóór aanvang. Trek minstens 60 minuten uit voor het opstellen en testen van projector, scherm, speakers, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels; leg kabels daarna af met kabelmatten.
  • Maak de overgang van daglicht naar donker onderdeel van je programma. Plaats led-verlichting langs entree en looproutes, zet zaklampen klaar en markeer kabels en terreinranden voordat bezoekers binnenkomen.
  • Bereken hapjes en drank per persoon in plaats van op gevoel. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet gekoelde dranken, bekers, kommen en afvalbakken klaar vóór de film start.
  • Neem de weersbeslissing niet pas op de avond zelf. Controleer de verwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf, bevestig de reserve binnenlocatie en communiceer uiterlijk enkele uren voor aanvang waar de vertoning doorgaat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een openluchtfilm op te bouwen?
Reken op minimaal 2 uur op locatie als je scherm, projector, geluid, stoelen, verlichting en catering zelf opbouwt. Plan daarnaast 60 minuten vóór ontvangst van bezoekers voor een volledige beeld- en geluidstest.
Wanneer moet je de filmrechten voor een openluchtfilm regelen?
Regel de vertoningsrechten zodra je de film en datum hebt gekozen, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Wacht met uitnodigen tot duidelijk is dat de vertoning is toegestaan.
Hoeveel drank heb je nodig voor een openluchtfilm?
Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Voor een filmavond van ongeveer 3 uur komt dat neer op 4 tot 6 drankjes per persoon, verdeeld over water en andere dranken.
Wat doe je bij regen tijdens een openluchtfilm?
Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf een reserve binnenlocatie en controleer de weersverwachting opnieuw 6 uur voor aanvang. Communiceer de definitieve locatie enkele uren vooraf, zodat bezoekers weten waar ze heen moeten.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!