Checklist pour organiser un cinéma en plein air
Un cinéma en plein air demande plus qu’un écran et un projecteur. Il faut sécuriser les droits de diffusion, réserver le lieu, prévoir l’électricité et tester toute l’installation avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au rangement. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : solution intérieure en cas de pluie, éclairage des chemins, câbles protégés et boissons suffisamment fraîches.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Gérer les droits de diffusion et de projection
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Prévoir l’alimentation électrique
Publier le programme du film
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le lieu intérieur de secours
Tester l'équipement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le fichier vidéo
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer l'écran et le projecteur
3 personnes
Brancher et tester le son
2 personnes
Préparer les chaises et les couvertures
4 personnes
Installer les tables et le buffet
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Balisage de l’entrée et des parcours
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les déchets et le site
2 personnes
Annoncer le film
Lancer et gérer le film
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet et le point boissons
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Ranger les chaises et les couvertures
4 personnes
Démonter l’écran et les tentes
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises empilablesqté 80
- Tables pliantesqté 8
- Tentes de réceptionqté 2
- Couvertures de pique-niqueqté 40
- Tables de buffetqté 3
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portables
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 6
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lanternes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Bols réutilisablesqté 100
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Couvertsqté 100
- Saladiers de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 10
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Machines à pop-cornqté 2
- Bouilloiresqté 2
Décoration
- Panneaux indicateursqté 8
- Affiches du programmeqté 6
- Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Gantsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réglez les droits de diffusion et les autorisations avant d’annoncer le film. Prévoyez aussi un délai de quelques jours pour obtenir les confirmations nécessaires.
- Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le jour même. Confirmez à l’avance le lieu intérieur de secours afin de ne pas devoir improviser un changement complet.
- Testez le projecteur, l’écran, les ordinateurs, les enceintes et le microphone sur place au moins 2 heures avant la séance. Vérifiez aussi les multiprises, rallonges et passe-câbles.
- Installez les guirlandes, lanternes et panneaux avant la tombée de la nuit. Éclairez en priorité l’entrée, les parcours et les câbles, sans orienter les lampes vers l’écran.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les amuse-bouches avant l’accueil. Gardez les couvertures, les gobelets réutilisables et les poubelles accessibles dès l’ouverture du site.
Questions fréquentes
- Quand faut-il réserver le lieu pour un cinéma en plein air ?
- Réservez-le dès que la date et le film sont suffisamment avancés, idéalement plusieurs semaines avant la projection. Cela laisse le temps de vérifier les autorisations, l’alimentation électrique et le lieu intérieur de secours.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un cinéma en plein air ?
- Prévoyez au moins 3 heures sur place pour acheminer le matériel, brancher l’électricité, monter les tentes, installer l’écran et tester le son. Ajoutez une marge si le terrain est éloigné ou si plusieurs zones d’accueil sont prévues.
- Quand tester le projecteur et le son ?
- Faites un premier test complet au moins 24 heures avant pour vérifier le fichier vidéo et les connexions. Refaites ensuite un test sur le site environ 2 heures avant l’arrivée des invités, avec la luminosité et le niveau sonore réels.
- Que prévoir s’il pleut pendant un cinéma en plein air ?
- Décidez au plus tard la veille si la séance sera déplacée, en fonction des prévisions et de l’état du terrain. Un lieu intérieur confirmé à l’avance permet de conserver les inscriptions et de déplacer rapidement l’écran, le projecteur, les chaises et le buffet.
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