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Open-Air-Kino organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Open-Air-Kino steht und fällt mit drei Dingen: Vorführrechte, zuverlässige Technik und einem Plan für schlechtes Wetter. Beginne mehrere Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Filmprogramm. In den letzten Tagen kümmerst du dich um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkäufe und den Ersatzort. Am Veranstaltungstag werden Strom, Bild und Ton zuerst getestet, bevor Sitzplätze, Buffet und Beleuchtung aufgebaut werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Film- und Vorführrechte regeln

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromversorgung festlegen

  • Filmprogramm veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Ersatz-Indoor-Location bestätigen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmdatei bereitlegen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Leinwand und Beamer aufstellen

    3 Personen

  • Ton anschließen und testen

    2 Personen

  • Stühle und Decken bereitstellen

    4 Personen

  • Tische und Buffet aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Eingang und Laufwege markieren

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall und Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Film ankündigen

  • Film starten und bedienen

    2 Personen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation abbauen

    3 Personen

  • Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • Stühle und Decken wegräumen

    4 Personen

  • Bildschirm und Zelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Geschirr spülen und trocknen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StapelstühleAnz. 80
  • KlappischeAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 2
  • PicknickdeckenAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 3

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptops
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • PopcornmaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Dekoration

  • WegweiserAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • Absperrbänder-RollenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Regle Vorführrechte und Genehmigungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob die geplante Location die nötige Stromversorgung und die Vorführung bis zur gewünschten Uhrzeit erlaubt.
  • Bestätige den Indoor-Ersatzort spätestens 3 Tage vorher und teile den Wechselweg den Gästen mit. Prüfe die Wettervorhersage zusätzlich am Veranstaltungstag erneut, statt nur auf die langfristige Prognose zu vertrauen.
  • Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofon und alle Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Lege die Filmdatei zusätzlich auf einem zweiten Laptop oder Datenträger bereit, damit ein einzelner Gerätefehler nicht den Abend beendet.
  • Plane Getränke und Snacks nach dem erwarteten Ablauf: Für das erste Filmstündchen sind etwa 2 bis 3 Getränke pro Person realistisch. Kühle Getränke frühzeitig, portioniere Popcorn und erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeschluss.
  • Baue zuerst Strom, Kabelmatten und Laufwege auf, danach Leinwand und Ton. Stelle Stühle und Decken so bereit, dass der Eingangsbereich frei bleibt, und markiere dunkle Wege mit LED-Lichtern oder Laternen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Kino organisieren?
Starte idealerweise 6 Wochen vorher mit Location, Vorführrechten und Genehmigungen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Filmprogramm, Einladungen und Anmeldungen laufen; die Technik wird spätestens am Vortag getestet.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Open-Air-Kino?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Bei einem zweistündigen Film solltest du die Kühlung und Nachfüllung für mindestens 3 Getränke pro Person vorbereiten.
Was mache ich bei Regen beim Open-Air-Kino?
Bestätige einen überdachten Ersatzort spätestens 3 Tage vorher und entscheide anhand der Wettervorhersage am Veranstaltungstag. Informiere die Gäste spätestens 4 Stunden vor Beginn, falls der Film nach drinnen verlegt wird.
Wann soll ich die Open-Air-Kino-Technik testen?
Führe einen vollständigen Test am Vortag durch: Filmdatei, Projektor, Bildfläche, Ton, Mikrofon, Strom und Kabel. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest, der mindestens 60 Minuten vor Einlass abgeschlossen ist.

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