Checklist voor een goed georganiseerd openluchtconcert

Een openluchtconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een podium regelen. Je moet de locatie, vergunning, techniek, catering en bezoekersstromen op elkaar afstemmen. Begin met reserveringen en bevestigingen, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en leg het programma vast. In de laatste dagen draait alles om weer, leveringen, boodschappen, koeling en een veilige opbouw van terrein, tenten en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunning controleren
Muzikanten bevestigen
Techniek reserveren
Catering vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Techniek ophalen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium opbouwen
5 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Licht installeren
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Microfoons opstellen
2 personen
Stroom verdelen
2 personen
Kabels beveiligen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Publieksingang openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Parkeerinformatie geven
2 personen
Optreden openen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Publiekstromen controleren
2 personen
Lichtstanden bedienen
Artiesten begeleiden
Laatste optreden aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Eten afdekken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Podium afbreken
5 personen
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Borg en materialen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelen
Podiumtrap
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Barbladenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Aggregaat
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Podiumachterdoek
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenbogenaantal 2
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelwaarschuwingsbordenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vuilniscontainersaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat bezoekers binnenkomen. Reken extra tijd voor het podium, de tenten, tafels, stoelen, afzettingen en een geluidscheck voordat het eerste optreden begint.
Controleer niet alleen de weersverwachting, maar bevestig ook uiterlijk enkele dagen vooraf wie het alternatieve weerplan uitvoert. Zo weet je wanneer tenten worden geplaatst of het programma moet worden aangepast.
Laat techniek en stroom als één geheel controleren. Test PA-luidsprekers, subwoofers, mengtafel, microfoons, monitoren, kabels en stroomhaspels op locatie; houd reservebatterijen en een aggregaat achter de hand als de stroomvoorziening onzeker is.
Stuur bezoekersinformatie opnieuw zodra het programma definitief is. Vermeld minstens de aanvangstijd, route, eventuele parkeerinformatie, het weerplan en een contactpunt voor vragen.
Plan leveringen en boodschappen niet op hetzelfde moment als de opbouw. Laat iemand leveringen ontvangen en controleer de boodschappenlijst voordat je dranken gaat koelen en eten voorbereidt; dieetwensen moeten vóór het serveren bij de catering bekend zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en muzikanten. Reserveer techniek en catering zodra de datum en het verwachte bezoekersaantal vaststaan; de laatste week gebruik je voor weer, leveringen en bezoekersinformatie.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een openluchtconcert controleren?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor een eerste beslissing en opnieuw 48 en 24 uur voor aanvang. Bevestig het alternatieve weerplan uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat tenten, techniek of communicatie nog kunnen worden aangepast.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtconcert?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor een klein openluchtconcert met podium, tenten, meubilair en basislicht. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor soundcheck, kabelcontrole en een terreininspectie voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een openluchtconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor het concert. Geef het definitieve overzicht daarna door aan de catering, zodat speciale maaltijden en duidelijke aanduidingen op tijd geregeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.