Checklist para organizar un concierto al aire libre

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Comprueba los permisos y las condiciones del recinto antes de confirmar a los músicos o publicar las invitaciones. Como mínimo, deja varias semanas para resolver restricciones de ruido, horarios y aforo.
• Cierra la parte técnica con antelación: PA, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, micrófonos, cables y grupo electrógeno deben estar confirmados antes del montaje. Reserva también tiempo para probar cada canal y cada toma de corriente.
• Define el plan por mal tiempo antes de enviar la información a los visitantes. Las carpas, el escenario, las canaletas para cables y la iluminación deben poder instalarse sin crear zonas de paso peligrosas.
• Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el catering con una cifra actualizada. Enfría las bebidas y prepara la comida el mismo día, pero haz la compra con suficiente margen para corregir faltantes.
• Programa la inspección del recinto antes de abrir las puertas. Revisa escenario, barreras, sillas, cables, iluminación, entregas y salidas; ten linternas, baterías de repuesto y lámparas de obra disponibles para el montaje y el desmontaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?

Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, confirmar músicos y contratar la técnica. La última semana debe quedar para el pronóstico, las inscripciones, las entregas y el plan alternativo por mal tiempo.

¿Qué equipo de sonido necesito para un concierto al aire libre?

El plan contempla altavoces PA, subwoofers, mesa de mezclas, monitores de escenario, micrófonos, soportes, cajas DI y cables XLR e instrumentos. Añade un grupo electrógeno o una alimentación confirmada, regletas, enrollacables y canaletas para cables.

¿Cuándo se montan el escenario y las carpas?

El montaje se hace después de inspeccionar el recinto y recibir las entregas, antes de colocar mesas, sillas y barreras. Reserva varias horas para montar el escenario, las carpas, la iluminación y la prueba técnica; el tiempo exacto depende del tamaño del concierto.

¿Qué hago si llueve durante un concierto al aire libre?

Confirma el plan alternativo antes de publicar el programa y envía las instrucciones a los visitantes con antelación. Protege sonido, electricidad y comida con carpas adecuadas, mantén los cables cubiertos y decide antes del evento cuándo se pausa o se cancela.

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