Open-Air-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe Genehmigungen und Vorgaben des Veranstaltungsorts mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch Lautstärke, Ausschank, Stromversorgung und mögliche Sperrzeiten.
• Bestätige Musiker, Technik und Catering spätestens 4 Wochen vorher schriftlich. Für die Tonanlage brauchst du nicht nur Lautsprecher und Mischpult, sondern auch Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Monitore und eine Stromlösung.
• Lege einen Wetterplan spätestens 7 Tage vor dem Termin fest und prüfe die Vorhersage erneut 24 Stunden vorher. Zelte allein ersetzen keinen Plan für Bühne, Strom, Wege und den Abbruch bei Gewitter.
• Plane den Aufbau mit festen Zeitfenstern: Geländeinspektion und Lieferungen zuerst, danach Bühne, Zelte, Tische, Stühle und Absperrungen. Rechne für die Technik zusätzlich Zeit für Kabelwege, Soundcheck und eine Sicherheitskontrolle ein.
• Schicke Besucherinformationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert. Nenne darin Einlasszeit, Anfahrt, Wetterregelung und wichtige Hinweise; kühle Getränke erst nach der letzten Einkaufs- und Lieferkontrolle, damit nichts unnötig lange herumsteht.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gelände, Genehmigungen und Musikern. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann sollte ich den Wetterplan für ein Open-Air-Konzert machen?

Bestätige eine konkrete Alternative spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Prüfe die Wettervorhersage zusätzlich 24 Stunden vorher und lege fest, wer bei Starkregen oder Gewitter entscheidet.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Open-Air-Konzerts?

Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Bühne, Zelte, Mobiliar, Absperrungen und Technik ein. Der Soundcheck kommt zusätzlich dazu und sollte vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Wann verschicke ich die Informationen an die Besucher?

Sende die finalen Besucherinformationen 3 Tage vor dem Konzert. So bleiben genug Zeit für Rückfragen, Ernährungswünsche und Änderungen bei Anfahrt oder Wetter.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 4x4-Campertreffen organisieren: die Checkliste