Checklist pour organiser un concert en plein air

Un concert en plein air demande de coordonner le lieu, les autorisations, les artistes, la technique et l’accueil du public. Commencez par bloquer la date et le site, puis sécurisez le permis, les musiciens et les prestataires. Les dernières semaines servent à gérer les inscriptions, le programme, la météo et les livraisons. Le jour J, prévoyez suffisamment de temps pour inspecter le terrain, monter la scène et tester chaque branchement avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier le permis
Confirmer les musiciens
Réserver la technique
Consigner le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter la scène
5 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
4 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Répartir l'alimentation électrique
2 personnes
Sécuriser les câbles
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Donner les informations de stationnement
2 personnes
Ouvrir le spectacle
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Contrôler les flux de public
2 personnes
Gérer les réglages d’éclairage
Accompagner les artistes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Couvrir les aliments
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Gérer la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podium
Escalier de podium
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Groupe électrogène
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 10
Arches de ballonsqté 2
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 12
Panneaux d'avertissement pour câblesqté 8
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez le permis plusieurs semaines avant le concert : les délais varient selon la commune et un dossier incomplet peut retarder l’événement. Gardez aussi une copie de l’autorisation sur place le jour J.
Réservez la sonorisation et l’éclairage avant d’annoncer le programme. Pour chaque groupe, confirmez les microphones, pieds, boîtiers DI, retours de scène et câbles nécessaires au moins 7 jours avant.
Préparez un vrai plan météo de secours, pas seulement une surveillance des prévisions. Confirmez à l’avance où déplacer la scène, les tables, les chaises et le public si la pluie ou le vent s’installent.
Faites livrer le matériel suffisamment tôt pour contrôler les quantités et l’état des éléments. Prévoyez au minimum une demi-journée entre la réception et l’ouverture afin de corriger un oubli ou remplacer un câble défectueux.
Refroidissez les boissons et préparez la nourriture avant le montage final. Le jour du concert, répartissez les tâches entre accueil, restauration, technique et circulation du public au lieu de tout confier à une seule personne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir le permis, confirmer les musiciens et engager la technique. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, la météo, les livraisons et les derniers achats.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert en plein air ?: Réservez-la dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant le concert. Envoyez ensuite le programme détaillé et les besoins des musiciens au plus tard 7 jours avant le montage.
Quand vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Consultez les prévisions chaque jour pendant les 3 jours précédant l’événement, puis prenez une décision opérationnelle le matin même. Le plan de secours doit être confirmé avant cette échéance, avec un emplacement précis pour la scène et le public.
Combien de temps prévoir pour monter une scène en plein air ?: Réservez au moins 4 à 6 heures pour réceptionner le matériel, monter la scène, les tentes, les tables, les chaises et les barrières, puis effectuer les tests audio. Ajoutez une marge si le terrain est difficile d’accès ou si un groupe électrogène est nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.