Openluchtconcert organiseren: checklist van plan tot laatste optreden

Een openluchtconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium boeken. Je moet vroeg controleren of de locatie, vergunningen, stroomvoorziening en toiletten passen bij het verwachte bezoekersaantal. Daarna volgen de technische afstemming, crewplanning, bezoekersinformatie en weersvoorbereiding. Deze checklist bevat 78 taken en 54 spullen, zodat je van datumbevestiging tot afbouw in de juiste volgorde kunt werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Artiesten vastleggen
Optredens en tijden bevestigen
Geluidsinstallatie reserveren
Podium reserveren
Verlichting reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Beveiliging en toezicht regelen
EHBO-middelen reserveren
Toiletten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiënteninformatie verzamelen
Programma publiceren
Weersverwachting volgen
Bezoekersinformatie versturen
Inkooplijst definitief maken
2 personen
Eten en drinken bestellen
Decoratie bestellen
Podiumplan uitwerken
2 personen
Technische wensen afstemmen
2 personen
Crewplanning maken
Route en parkeerstroom bepalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Podium opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiënten kleedruimte inrichten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Licht inschakelen
2 personen
Publieksstromen controleren
2 personen
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Laatste bestelling aankondigen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Eten veilig opbergen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Podium afbreken
5 personen
Apparatuur inpakken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad tellen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

PA-installatie
Mengtafel
Podiumspeakersaantal 4
Podiummonitorenaantal 3
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Stroomverdeleraantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Baniervlaggenaantal 4
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten en techniek definitief vastlegt. Controleer minimaal 8 tot 12 weken vooraf welke toestemming, veiligheidsmaatregelen en geluidsvoorwaarden gelden.
Plan een technische afstemming met de artiesten en technici uiterlijk 2 weken voor het concert. Leg daarin onder meer de PA-installatie, mengtafel, microfoons, monitoren, DI-boxen en benodigde kabels vast.
Maak één podium- en stroomplan waarin je geluidsinstallatie, verlichting, stroomverdeler, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten intekent. Reserveer voldoende capaciteit en houd reservebatterijen en zaklampen achter de hand.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld programma, route, parkeren, aanvangstijd, verwachte eindtijd en wat er bij slecht weer gebeurt; zo voorkom je veel vragen op de concertdag.
Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor aanvang een definitieve beslissing over tenten, bescherming van apparatuur en publiekscomfort. Controleer daarnaast of stoelen, biertafels, koelboxen en herbruikbare bekers op tijd klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel locatie, vergunningen en artiesten in de eerste 4 tot 8 weken; reserveer daarna podium, geluid, verlichting, toiletten en beveiliging.
Wanneer moet ik de vergunning voor een openluchtconcert aanvragen?: Controleer de aanvraagtermijn direct na het kiezen van de locatie, meestal 8 tot 12 weken voor het concert. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een openluchtconcert?: Gebruik voor het eerste uur als richtlijn 2 tot 3 drankjes per persoon en reken daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Pas dit aan op de duur, temperatuur, doelgroep en aanwezigheid van eten; bestel gekoelde voorraad gefaseerd zodat je koelboxen niet te vroeg leeg of overvol zijn.
Wanneer stuur ik de bezoekersinformatie voor een openluchtconcert?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf en herhaal een eventuele weer- of routewijziging op de ochtend zelf. Zet programma, route, parkeren, aanvang, eindtijd en het plan bij slecht weer in één duidelijk bericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.