Checklist para organizar un concierto al aire libre

Organizar un concierto al aire libre requiere coordinar artistas, permisos, técnica, público y personal en un orden concreto. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y deja cerrados cuanto antes el escenario, el sonido, la iluminación y el suministro eléctrico. Después podrás organizar las inscripciones, la información para visitantes, la comida y la bebida. Esta checklist reúne 78 tareas y 54 artículos para que no llegues al día del concierto sin baños, cables, personal o un plan para el mal tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Confirmar a los artistas
Confirmar las actuaciones y los horarios
Reservar el equipo de sonido
Reservar el escenario
Reservar la iluminación
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Organizar la seguridad y la vigilancia
Reservar material de primeros auxilios
Comprobar los baños
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Publicar el programa
Seguir la previsión del tiempo
Enviar información a los visitantes
Cerrar la lista de compra
2 personas
Pedir comida y bebida
Pedir decoración
Desarrollar el plan del escenario
2 personas
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
Elaborar la planificación del equipo
Definir la ruta y el flujo de aparcamiento
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Montar el escenario
5 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar el camerino de los artistas
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Encender la luz
2 personas
Controlar el flujo de público
2 personas
Coordinar la actuación principal
3 personas
Coordinar la última actuación
2 personas
Anunciar el último pedido
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo de sonido
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Empacar el equipo
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
Contar el stock restante
Recoger objetos perdidos
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 2
Neveras portátilescant. 6

Equipo

Instalación de PA
Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 4
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Distribuidor de corrientecant. 2
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 40
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas para servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Cuencoscant. 16
Pinzas y cucharonescant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4

Decoración

Banderolascant. 4
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles del programacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Chalecos reflectantescant. 10

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el suministro eléctrico antes de contratar el equipo técnico: sin esa confirmación, el escenario, la PA y la iluminación no tienen una base segura. Comprueba también dónde estarán los puntos de conexión y cuántos circuitos puedes utilizar.
Pide a cada artista la información técnica y de horarios con al menos 3 semanas de antelación. Usa esos datos para preparar el plan de escenario, reservar micrófonos, monitores, cajas DI y cables, y evitar cambios de última hora.
Publica el programa cuando las actuaciones estén confirmadas y envía a los visitantes la información práctica entre 5 y 7 días antes. Incluye horarios, acceso, aparcamiento, baños, comida, bebida y qué ocurrirá si cambia la previsión del tiempo.
Calcula el flujo del público antes de colocar mesas, sillas y carpas. Define una ruta de aparcamiento y deja libres los accesos para seguridad, primeros auxilios, carga y descarga; los cables deben quedar cubiertos con alfombrillas y fuera de las zonas de paso.
Revisa la previsión del tiempo cada día durante la última semana y vuelve a comprobarla la mañana del concierto. Decide con antelación quién puede retrasar, proteger o cancelar una actuación y cuándo comunicarás el plan actualizado a artistas, equipo y visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, artistas, escenario, sonido, electricidad y seguridad deben estar encaminados durante las primeras 4 semanas; deja la última semana para confirmar horarios, compras y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido y el escenario?: Confírmalos como mínimo 6 semanas antes del concierto. La mesa de mezclas, los altavoces, los monitores, los micrófonos y las necesidades de cada artista deben revisarse después, aproximadamente 3 semanas antes.
¿Cuánta bebida necesito para un concierto al aire libre?: Como cálculo inicial, cuenta 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Ajusta el pedido según la duración, la temperatura, las inscripciones y si habrá agua disponible.
¿Cuándo envío la información a los asistentes?: Envía la información completa entre 5 y 7 días antes y vuelve a mandar cualquier cambio importante el mismo día. Incluye el programa, la ruta de aparcamiento, los horarios, los servicios disponibles y el procedimiento previsto si llueve.

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