Checklist pour organiser un concert en plein air

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : le lieu et les autorisations d’abord, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. Cette checklist regroupe 78 tâches et 54 équipements pour ne pas oublier la scène, l’électricité, les toilettes ou la sécurité. Elle aide aussi à coordonner les horaires, les besoins des artistes, les repas et le stationnement. Commence plusieurs semaines à l’avance, car les prestataires techniques et les autorisations sont souvent les premiers éléments à réserver.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les artistes
Confirmer les spectacles et les horaires
Réserver la sono
Réserver la scène
Réserver l’éclairage
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Organiser la sécurité et la surveillance
Réserver le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des artistes
Publier le programme
Suivre les prévisions météo
Envoyer les informations aux visiteurs
Finaliser la liste d’achat
2 personnes
Commander à manger et à boire
Commander la décoration
Élaborer le plan de scène
2 personnes
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Établir le planning de l'équipe
Définir l’itinéraire et le flux de stationnement
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Allumer les lumières
2 personnes
Vérifier les flux de public
2 personnes
Encadrer la prestation principale
3 personnes
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Annoncer la dernière commande
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Compter le stock restant
Rassembler les objets trouvés
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Glacièresqté 6

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Haut-parleurs de scèneqté 4
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Répartiteur électriqueqté 2
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 4
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Gilets réfléchissantsqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve la scène, la sonorisation et l’éclairage avant de publier les horaires. Demande aux artistes leurs besoins techniques afin d’établir un plan de scène réaliste.
Vérifie l’alimentation électrique sur place au moins 2 semaines avant le concert. Prévois les rallonges, multiprises, passe-câbles et un répartiteur électrique adaptés à la puissance nécessaire.
Suis les prévisions météo chaque jour pendant la semaine qui précède l’événement. Les tentes, les projecteurs de chantier et les lampes de poche doivent être prévus avant que la pluie ou la tombée de la nuit ne compliquent l’installation.
Transmets aux visiteurs les horaires, l’itinéraire et les règles de stationnement au plus tard 3 jours avant le concert. Indique aussi les informations pratiques concernant les toilettes, les repas et les boissons.
Finalise les commandes de nourriture, boissons et matériel au moins 5 jours à l’avance. Pour le service, vérifie séparément les gobelets réutilisables, verres, assiettes et couverts afin d’éviter une rupture pendant les spectacles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert en plein air ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les artistes, la scène, la sonorisation et l’éclairage doivent être confirmés en priorité, car ces réservations conditionnent le reste du planning.
Quelles autorisations faut-il pour un concert en plein air ?: Cela dépend du lieu et de la commune, mais vérifie les autorisations liées à l’occupation du site, au bruit, à la sécurité et à l’accueil du public au moins 6 semaines avant. Confirme également les éventuelles obligations concernant les boissons et la musique.
Quand confirmer les horaires des artistes et le programme ?: Confirme les spectacles et leurs horaires environ 3 semaines avant le concert. Publie ensuite le programme dès que les temps d’installation, de balance et de changement de plateau sont réalistes.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Commence une surveillance quotidienne 7 jours avant l’événement, puis fais un point précis 48 heures et 24 heures avant. À ce moment-là, confirme le plan pour les tentes, l’électricité, le public et les équipements sensibles à la pluie.

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