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Open-Air-Konzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Open-Air-Konzert braucht mehr als Künstler, Bühne und Publikum. Strom, Ton, Beleuchtung, Toiletten, Sicherheitsdienst und Wetterplan müssen vor dem Veranstaltungstag zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zur letzten Besucherinformation. Besonders leicht vergessen werden technische Details, Zufahrten und Ersatzlösungen für Regen oder Stromausfall.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstler festlegen

  • Auftritte und Zeiten bestätigen

  • Tonanlage reservieren

  • Bühne reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Sicherheit und Aufsicht organisieren

  • Erste-Hilfe-Material reservieren

  • Toiletten kontrollieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Programm veröffentlichen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Besucherinformationen versenden

  • Einkaufsliste finalisieren

    2 Personen

  • Essen und Getränke bestellen

  • Dekoration bestellen

  • Bühnenplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Technische Anforderungen abstimmen

    2 Personen

  • Crewplanung erstellen

  • Route und Parkverkehr festlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Armbänder und Tickets sortieren

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Bühne aufbauen

    5 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerumkleide einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Ersten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    2 Personen

  • Pausenprogramm ankündigen

  • Dritten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Licht einschalten

    2 Personen

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Hauptauftritt begleiten

    3 Personen

  • Letzten Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Letzte Bestellung ankündigen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Essen sicher verstauen

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    3 Personen

  • Lichttechnik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    5 Personen

  • Geräte einpacken

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Verbliebenen Bestand zählen

  • Fundsachen sammeln

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Bühne
  • PartyzelteAnz. 3
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • BarunterlagenAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6

Ausstattung

  • PA-Anlage
  • Mischpult
  • BühnenlautsprecherAnz. 4
  • BühnemonitoreAnz. 3
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • StromverteilerAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6
  • BaustrahlerAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • WeingläserAnz. 40
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierplattenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Dekoration

  • BannierfahnenAnz. 4
  • BühnentücherAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 10

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • AbfallbehälterAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Lärmschutz und die Nutzung des Geländes mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Ohne bestätigten Ort lassen sich Bühne, Strom und Sicherheitsplanung nicht verlässlich buchen.
  • Stimme die Technik pro Auftritt schriftlich ab: Kanalzahl, Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Instrumentenkabel sollten spätestens 2 Wochen vorher feststehen. Plane außerdem Ersatzbatterien und zusätzliche Kabel ein.
  • Erstelle einen Stromplan mit getrennten Anschlüssen für PA-Anlage, Beleuchtung und Catering. Verlängerungskabel, Kabelmatten und Stromverteiler gehören vor dem Aufbau auf die Prüfliste, nicht erst zum Soundcheck.
  • Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Termin täglich und lege spätestens 48 Stunden vorher fest, wann Partyzelte, zusätzliche Beleuchtung oder eine Absage nötig werden. Informiere Crew und Besucher über denselben Kanal.
  • Plane Einlass, Parkverkehr und Besucherinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Rechne Getränke, wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck getrennt nach erwarteter Besucherzahl und Konzertdauer ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Konzert planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und Künstlern. Bühne, PA-Anlage, Beleuchtung und Toiletten solltest du direkt danach reservieren, weil kurzfristige Verfügbarkeiten oft fehlen.
Was braucht man für den Sound bei einem Open-Air-Konzert?
Mindestens eine passende PA-Anlage, ein Mischpult, Bühnenlautsprecher, Monitore, Mikrofone, Mikrofonständer und Instrumentenkabel. Die technischen Anforderungen aller Künstler sollten spätestens 2 Wochen vor dem Konzert abgestimmt sein.
Wann sollte man die Wetterplanung für ein Open-Air-Konzert machen?
Beobachte die Vorhersage ab 7 Tage vorher und triff die operative Entscheidung 48 Stunden vor Beginn. Für Regen brauchst du eine festgelegte Lösung mit Partyzelten, Schutz für Technik und einer klaren Informationskette.
Wie viele Getränke braucht man für ein Open-Air-Konzert?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde, abhängig von Wetter und Veranstaltungsdauer. Bestelle Wasser zusätzlich und halte Kühlboxen sowie genügend wiederverwendbare Becher bereit.

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