Zo organiseer je een openluchtbioscoop

Een openluchtbioscoop organiseer je door eerst filmrechten, locatie en techniek vast te leggen en pas daarna bezoekers uit te nodigen. Controleer of het speelveld vlak en geschikt is voor scherm, beamer en kabels. Plan stroom, geluid, verlichting, zitplaatsen en catering als één geheel, zodat de opbouw op de avond zelf beheersbaar blijft. Test de film, ondertiteling en apparatuur vooraf en bevestig uiterlijk op de dag zelf wat je doet bij regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en rechten vastleggen
2
Locatie en speelveld controleren
2 personen
3
Datum en programma publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers inplannen
2 personen
9
Cateringbestelling plaatsen
10
Apparatuur reserveren
11
Stroomvoorziening reserveren
12
Weersverwachting controleren
13
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
14
Bezoekerslijst bijwerken
15
Polsbandjes en routebordjes klaarleggen
2 personen
16
Boodschappen ophalen
2 personen
17
Locatie inspecteren
2 personen
18
Grond en gras controleren
2 personen
19
Stroomkabels leggen
3 personen
20
Scherm opbouwen
4 personen
21
Projector plaatsen
2 personen
22
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
23
Projector testen
2 personen
24
Film en ondertiteling testen
2 personen
25
Verlichting installeren
3 personen
26
Stoelen en dekens klaarzetten
4 personen
27
Tafels opstellen
2 personen
28
Ingang en wachtrij inrichten
2 personen
29
Cateringkraam inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Snacks uitzetten
2 personen
33
Allergeneninformatie zichtbaar maken
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Publiek verwelkomen
3 personen
39
Aanmeldingen afvinken
2 personen
40
Polsbandjes uitdelen
2 personen
41
Dranken en snacks serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Koffie en thee bijvullen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
46
Filmintroductie verzorgen
47
Film starten
48
Beeld en geluid controleren
2 personen
49
Publieksvragen beantwoorden
50
Verlichting tijdens film bewaken
51
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

53
Film en apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Cateringvoorraad veilig opbergen
3 personen
55
Servies en glazen verzamelen
3 personen
56
Afval verzamelen
4 personen
57
Locatie grof opruimen
4 personen
58
Apparatuur afbreken
4 personen
59
Verlichting afbreken
3 personen
60
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
64
Materialen controleren
2 personen
65
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 100
Loungebankenaantal 8
Picknicktafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Dekensaantal 100
Kussensaantal 60
Partytentenaantal 3
Dranktafelsaantal 4

Apparatuur

Bioscoopscherm
Beamer
Mediaspeler
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Statief voor microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Aardedraadhaspelsaantal 2
Laptop
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Buitenlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Dessertbordjesaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Schenkbekersaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Isolatiethermosflessenaantal 4

Decoratie

Routebordjesaantal 10
Programmapostersaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Tafelnummersaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 3

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 8
Regenhoezenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg film en vertoningsrechten vast vóór je datum en programma publiceert. Test daarna de film inclusief ondertiteling op dezelfde mediaspeler, laptop en beamer die je op locatie gebruikt.
Controleer het gras en de ondergrond minstens één week vooraf. Reserveer voldoende stroomvoorziening, kabelhaspels, stekkerdozen en aardedraadhaspels; leg kabels pas na de locatie-inspectie en schermopbouw.
Plan de zitindeling rond het zicht op het bioscoopscherm. Combineer klapstoelen, loungebanken, picknicktafels en dekens en houd een duidelijke route naar dranktafels, toiletten en uitgang vrij.
Plan vrijwilligers in twee momenten: minimaal 2 mensen voor opbouw en techniek en 2 mensen voor ontvangst, catering en opruimen. Leg polsbandjes, routebordjes, zaklampen en reservebatterijen klaar vóór bezoekers arriveren.
Bevestig het alternatieve weerplan uiterlijk 24 uur vooraf en communiceer dat meteen. Plaats partytenten alleen als ze veilig kunnen staan; zorg daarnaast dat ledlampen, buitenlampen en lichtslingers de routes en kabels zichtbaar maken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtbioscoop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met filmrechten, locatie, apparatuur en stroomvoorziening. Open aanmeldingen pas nadat film, datum, locatie en alternatief weerplan zijn bevestigd.
Hoeveel stroom heb je nodig voor een openluchtbioscoop?: Dat hangt af van beamer, mediaspeler, luidsprekers, mengpaneel en verlichting. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een vermogenslijst en reserveer genoeg groepen; test alle apparatuur samen vóór de evenementdag.
Wanneer test je de beamer en het geluid?: Doe een volledige technische test 1 tot 3 dagen vooraf en herhaal die op locatie vóór bezoekers binnenkomen. Controleer beeld, scherpte, geluid, ondertiteling, kabels en de werking van de reserveapparatuur.
Wat doe je bij regen tijdens een openluchtbioscoop?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Communiceer of je verplaatst, afgelast of een beschutte locatie gebruikt; wacht niet tot het scherm en de stroom al buiten staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.