Open-Air-Kino organisieren: So gelingt der Abend

Ein Open-Air-Kino steht und fällt nicht nur mit dem Film, sondern mit Strom, Sicht, Ton und einem Plan für schlechtes Wetter. Beginne mehrere Wochen vorher mit Filmrechten, Termin und Veranstaltungsort. Danach folgen Anmeldungen, Helfer, Catering und die Reservierung der Technik. Am Veranstaltungstag prüfst du zuerst Boden, Kabelwege und Stromversorgung, bevor du Leinwand, Beamer, Ton und Beleuchtung aufbaust und testest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Film und Rechte festlegen
2
Location und Spielfeld kontrollieren
2 Personen
3
Datum und Programm veröffentlichen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einplanen
2 Personen
9
Cateringbestellung aufgeben
10
Ausrüstung reservieren
11
Stromversorgung reservieren
12
Wettervorhersage prüfen
13
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
14
Besucherliste aktualisieren
15
Armbänder und Wegweiser bereitlegen
2 Personen
16
Einkäufe abholen
2 Personen
17
Location inspizieren
2 Personen
18
Boden und Gras kontrollieren
2 Personen
19
Stromkabel verlegen
3 Personen
20
Bildschirm aufbauen
4 Personen
21
Projektor aufstellen
2 Personen
22
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
23
Projektor testen
2 Personen
24
Film und Untertitel testen
2 Personen
25
Beleuchtung installieren
3 Personen
26
Stühle und Decken bereitstellen
4 Personen
27
Tische aufstellen
2 Personen
28
Eingang und Warteschlange einrichten
2 Personen
29
Cateringstand einrichten
3 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
32
Snacks auslegen
2 Personen
33
Allergeninformationen sichtbar machen
34
Toiletten kontrollieren
2 Personen
35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
37
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

38
Publikum begrüßen
3 Personen
39
Anmeldungen abhaken
2 Personen
40
Armbänder verteilen
2 Personen
41
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Kaffee und Tee nachfüllen
44
Mülleimer leeren
2 Personen
45
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
46
Filmeinführung übernehmen
47
Film starten
48
Bild und Ton kontrollieren
2 Personen
49
Publikumsfragen beantworten
50
Beleuchtung während der Filmvorführung überwachen
51
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen
52
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

53
Film und Equipment ausschalten
2 Personen
54
Cateringvorrat sicher verstauen
3 Personen
55
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
56
Abfall sammeln
4 Personen
57
Veranstaltungsort grob aufräumen
4 Personen
58
Ausrüstung abbauen
4 Personen
59
Beleuchtung abbauen
3 Personen
60
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
61
Geschirr abwaschen
2 Personen
62
Toiletten reinigen
2 Personen
63
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
64
Materialien prüfen
2 Personen
65
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
66
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
67
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
68
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 100
LoungebänkeAnz. 8
PicknicktischeAnz. 8
KlappischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
DeckenAnz. 100
KissenAnz. 60
PartyzelteAnz. 3
GetränketischeAnz. 4

Ausstattung

Kinoleinwand
Beamer
Medienplayer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
MikrofonstativAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
ErdungskabeltrommelnAnz. 2
Laptop
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
AußenlampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
DesserttellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 4
AusgussbecherAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
Isolier-ThermosflaschenAnz. 4

Dekoration

WegweiserAnz. 10
Programmatische PosterAnz. 6
ArmbänderAnz. 150
TischnummernAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
HandfegerAnz. 3

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 8
RegenschutzAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär die Filmrechte, bevor du Datum und Programm veröffentlichst. Plane zusätzlich Zeit für Untertitel- und Medienplayer-Tests ein, damit der Film nicht erst beim Publikum Probleme macht.
Prüfe den Standort bei Tageslicht und nach Möglichkeit einmal bei Dunkelheit. Unebener Boden, feuchtes Gras und fehlende Wegbeleuchtung werden oft erst beim Aufbau bemerkt.
Reserviere Stromversorgung, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln gemeinsam mit dem Beamer und der Beschallung. Verlege Kabel so, dass Laufwege frei bleiben, und sichere sie vor Beginn des Einlasses.
Lege die Sitzordnung nicht zu knapp an. Kombiniere Klappstühle, Bänke, Picknicktische und Decken und halte Wege zu Getränketischen, Toiletten und Ausgängen frei.
Bestätige den Wetterplan spätestens am Veranstaltungstag und informiere die angemeldeten Gäste rechtzeitig. Partyzelte, zusätzliche Beleuchtung und Taschenlampen helfen nur, wenn sie vor dem Einlass bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Kino organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Filmrechte, Location, Technik und Strom lassen sich dann noch klären, bevor Einladungen und Anmeldungen starten.
Wie viel Sitzplatz braucht man pro Person beim Open-Air-Kino?: Rechne pro Person mit etwa 0,8 bis 1 Quadratmeter für den Sitzbereich, mehr bei Picknickdecken und Tischen. Plane zusätzlich mindestens 1 Meter breite Wege für Einlass und Notausgänge ein.
Wann sollte man die Technik beim Open-Air-Kino testen?: Baue Leinwand, Beamer, Medienplayer und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Teste Bild, Ton, Film und Untertitel vollständig und prüfe die Stromversorgung unter laufender Belastung.
Was macht man bei Regen beim Open-Air-Kino?: Lege spätestens 24 Stunden vorher fest, ob du verschiebst, in einen überdachten Bereich wechselst oder absagst. Informiere Gäste und Helfer unmittelbar nach der Entscheidung, damit niemand vergeblich anreist.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.