Cómo organizar un cine al aire libre sin fallos técnicos
Un cine al aire libre se organiza en tres líneas paralelas: derechos y lugar, asistentes y logística técnica. Empieza cerrando la película y los derechos, y después fija el recinto, el programa y el sistema de inscripción. La semana del evento confirma catering, voluntarios, previsión meteorológica y plan alternativo. El mismo día, revisa el terreno, tiende los cables y prueba proyector, sonido, subtítulos e iluminación antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Cerrar la filmación y los derechos
- 2
Comprobar el recinto y el área de juego
2 personas
- 3
Publicar la fecha y el programa
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir inscripciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Programar voluntarios
2 personas
- 9
Realizar el pedido de catering
- 10
Reservar equipo
- 11
Reservar el suministro eléctrico
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
- 14
Actualizar la lista de visitantes
- 15
Preparar las pulseras y los carteles de ruta
2 personas
- 16
Recoger la compra
2 personas
- 17
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 18
Comprobar el terreno y el césped
2 personas
- 19
Tender cables de alimentación
3 personas
- 20
Montar la pantalla
4 personas
- 21
Colocar el proyector
2 personas
- 22
Instalar el sistema de sonido
3 personas
- 23
Probar el proyector
2 personas
- 24
Probar la película y los subtítulos
2 personas
- 25
Instalar la iluminación
3 personas
- 26
Preparar sillas y mantas
4 personas
- 27
Montar mesas
2 personas
- 28
Organizar la entrada y la cola
2 personas
- 29
Montar el puesto de catering
3 personas
- 30
Enfriar las bebidas
2 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Disponer los snacks
2 personas
- 33
Mostrar la información sobre alérgenos
- 34
Comprobar los baños
2 personas
- 35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 36
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 37
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 38
Dar la bienvenida al público
3 personas
- 39
Marcar las inscripciones
2 personas
- 40
Repartir pulseras
2 personas
- 41
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer café y té
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Guiar al público a sus asientos
2 personas
- 46
Coordinar la introducción de la película
- 47
Empezar la película
- 48
Comprobar imagen y sonido
2 personas
- 49
Responder preguntas del público
- 50
Vigilar la iluminación durante la película
- 51
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas
- 52
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 53
Apagar el equipo de filmación y los equipos
2 personas
- 54
Guardar de forma segura el material de catering
3 personas
- 55
Recoger vajilla y vasos
3 personas
- 56
Recoger la basura
4 personas
- 57
Hacer una limpieza general del recinto
4 personas
- 58
Desmontar el equipo
4 personas
- 59
Desmontar la iluminación
3 personas
- 60
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 61
Lavar la vajilla
2 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
- 64
Comprobar los materiales
2 personas
- 65
Devolver el equipo alquilado
2 personas
- 66
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 67
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 68
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas plegablescant. 100
- Sofás loungecant. 8
- Mesas de picniccant. 8
- Mesas plegablescant. 6
- Mantelescant. 8
- Mantascant. 100
- Cojinescant. 60
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de bebidascant. 4
Equipo
- Pantalla de cine
- Proyector
- Reproductor multimedia
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonocant. 2
- Soporte para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 3
- Enrolladores de cable de tierracant. 2
- Portátil
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 10
- Lámparas de exteriorcant. 6
- Linternascant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Termoscant. 4
- Jarras de serviciocant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Cubiterascant. 4
- Botellas térmicas aislantescant. 4
Decoración
- Carteles de rutacant. 10
- Pósteres del programacant. 6
- Pulserascant. 150
- Números de mesacant. 12
- Pizarrascant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escobas de manocant. 3
Seguridad
- Extintorescant. 2
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Guantes de trabajocant. 8
- Fundas para la lluviacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la película y los derechos antes de publicar la fecha. Reserva también el equipo de proyección y el suministro eléctrico con varias semanas de margen; sin esa confirmación, el programa puede quedar bloqueado.
- Abre las inscripciones pronto y recoge las preferencias dietéticas junto con la confirmación. Actualiza la lista de visitantes el día anterior para calcular comida, pulseras, sillas y vasos sin improvisar.
- Haz una inspección del recinto el mismo día: comprueba que el césped esté firme, que las rutas sean transitables y que los cables no crucen zonas de paso. Lleva enrollacables, regletas y cables de extensión suficientes para separar alimentación y sonido.
- Programa las pruebas técnicas antes de abrir las puertas, no durante la llegada del público. Comprueba el proyector, reproduce la película completa o al menos sus escenas críticas y verifica subtítulos, volumen, micrófono y visibilidad desde la última fila.
- Decide el plan por mal tiempo antes de publicar las invitaciones y revisa la previsión 24 horas antes. Instala la iluminación cuando todavía haya luz: guirnaldas, lámparas y linternas deben cubrir las rutas, los baños y la zona de bebidas sin apuntar a la pantalla.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cine al aire libre?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite cerrar los derechos, reservar pantalla, proyector, sonido y electricidad, publicar el programa y gestionar las inscripciones sin prisas.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y la película?
- Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de la proyección. Comprueba imagen, enfoque, sonido, subtítulos y conexiones, y repite la prueba después de instalar la pantalla en su posición definitiva.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?
- Calcula las cantidades a partir de la lista de visitantes cerrada el día anterior y añade un margen del 10 al 15 %. Para las bebidas, prevé aproximadamente 2 o 3 por persona durante la primera hora, además de agua, café y vasos reutilizables.
- ¿Qué hacer si llueve durante un cine al aire libre?
- Define el plan alternativo al menos 48 horas antes y comunica la decisión con 24 horas de margen cuando sea posible. Comprueba la previsión el día anterior y el mismo día; no montes equipos eléctricos sobre césped mojado ni esperes a que empiece la lluvia para cancelar.
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