Organiser un cinéma en plein air sans mauvaise surprise

Un cinéma en plein air se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par obtenir les droits du film et vérifier que le site permet d’installer l’écran, le projecteur et les câbles en sécurité. Ensuite, ouvre les inscriptions, dimensionne les assises et la restauration, puis réserve le matériel technique et l’alimentation électrique. Les derniers jours servent surtout aux tests, au contrôle de la météo et à la préparation d’un plan de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Enregistrer le film et les droits
2
Vérifier le site et l’aire de jeu
2 personnes
3
Publier la date et le programme
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Planifier les bénévoles
2 personnes
9
Passer la commande traiteur
10
Réserver l’équipement
11
Réserver l’alimentation électrique
12
Vérifier les prévisions météo
13
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
14
Mettre à jour la liste des visiteurs
15
Préparer les bracelets et les panneaux de parcours
2 personnes
16
Récupérer les courses
2 personnes
17
Inspecter le lieu
2 personnes
18
Vérifier le sol et l’herbe
2 personnes
19
Poser les câbles électriques
3 personnes
20
Monter l'écran
4 personnes
21
Installer le projecteur
2 personnes
22
Installer le système de sonorisation
3 personnes
23
Tester le projecteur
2 personnes
24
Tester le film et les sous-titres
2 personnes
25
Installer l'éclairage
3 personnes
26
Préparer les chaises et les couvertures
4 personnes
27
Installer les tables
2 personnes
28
Aménager l’entrée et la file d’attente
2 personnes
29
Aménager le stand de restauration
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Installer les snacks
2 personnes
33
Rendre les informations sur les allergènes visibles
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Accueillir le public
3 personnes
39
Cocher les inscriptions
2 personnes
40
Distribuer les bracelets
2 personnes
41
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Réapprovisionner le café et le thé
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Guider le public vers les places assises
2 personnes
46
Présenter l’introduction du film
47
Lancer le film
48
Vérifier l’image et le son
2 personnes
49
Répondre aux questions du public
50
Surveiller l’éclairage pendant le film
51
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
52
Rassembler les objets trouvés

Suivi

53
Éteindre le film et l’équipement
2 personnes
54
Ranger les stocks de restauration en toute sécurité
3 personnes
55
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
56
Rassembler les déchets
4 personnes
57
Effectuer un grand nettoyage du site
4 personnes
58
Démonter l'équipement
4 personnes
59
Démonter l’éclairage
3 personnes
60
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
63
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
64
Vérifier le matériel
2 personnes
65
Retourner le matériel loué
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 100
Canapés de salonqté 8
Tables de pique-niqueqté 8
Tables pliantesqté 6
Nappesqté 8
Couverturesqté 100
Coussinsqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tables pour boissonsqté 4

Équipement

Écran de cinéma
Vidéoprojecteur
Lecteur multimédia
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Enrouleurs de câble de terreqté 2
Ordinateur portable
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettes à dessertqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Thermosqté 4
Gobelets de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bouteilles thermos isothermesqté 4

Décoration

Panneaux d’orientationqté 10
Affiches du programmeqté 6
Braceletsqté 150
Numéros de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 3

Sécurité

Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Passe-câblesqté 12
Gants de travailqté 8
Housses de pluieqté 4

Catering

Courses

Conseils

Obtiens les droits de projection avant d’annoncer le film : les délais dépendent du titulaire des droits, et une autorisation manquante peut bloquer toute la séance.
Inspecte le terrain au moins une semaine avant l’événement. Vérifie l’herbe, le sol, les passages de câbles et l’emplacement de l’écran afin de ne pas découvrir une pente ou une zone boueuse le jour même.
Réserve l’alimentation électrique en même temps que le projecteur et la sonorisation. Prévois les rallonges, multiprises et enrouleurs adaptés, puis garde les câbles hors des zones de passage.
Fais un test complet avant l’arrivée du public : image, son, film, sous-titres et visibilité après la tombée de la nuit. Un simple test du projecteur allumé ne suffit pas à repérer un fichier incompatible ou des sous-titres illisibles.
Fixe une échéance météo 24 à 48 heures avant la séance et communique clairement la décision. Prépare aussi l’éclairage des déplacements, les lampes de poche et les piles de rechange pour le démontage ou un changement de programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma en plein air ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les droits, réserver le matériel, publier le programme et traiter les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour l’inspection du site, les achats et les tests techniques.
Quand faut-il réserver l’écran et le projecteur ?: Réserve-les dès que le film, la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifie en même temps la sonorisation, les rallonges et l’alimentation électrique nécessaires.
Comment gérer la météo pour une projection en plein air ?: Décide du maintien ou du report 24 à 48 heures avant l’événement, selon les prévisions et les conditions du site. Informe les inscrits du plan de secours au plus tard la veille, avec l’heure et le lieu de repli s’ils sont prévus.
Combien de temps avant la séance faut-il tester le film ?: Effectue un premier test au moins 3 jours avant, puis un contrôle final sur place le jour même. Vérifie le fichier du film, les sous-titres, le son et l’image dans les conditions de lumière prévues pour la projection.

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