Openluchtbioscoop organiseren: checklist en planning

Een openluchtbioscoop vraagt meer voorbereiding dan een scherm en een projector op het gras. Leg eerst filmrechten, locatie, datum en weerplan vast; regel daarna bezoekers, vrijwilligers, catering en techniek. Plan de opbouw op tijd, want kabels, scherm, geluid en verlichting moeten vóór de inloop getest zijn. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot de laatste controle op de speeldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en rechten vastleggen
Locatie en speelveld controleren
2 personen
Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Apparatuur reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Polsbandjes en routebordjes klaarleggen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Grond en gras controleren
2 personen
Stroomkabels leggen
3 personen
Scherm opbouwen
4 personen
Projector plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Projector testen
2 personen
Film en ondertiteling testen
2 personen
Verlichting installeren
3 personen
Stoelen en dekens klaarzetten
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Ingang en wachtrij inrichten
2 personen
Cateringkraam inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Snacks uitzetten
2 personen
Allergeneninformatie zichtbaar maken
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Publiek verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Filmintroductie verzorgen
Film starten
Beeld en geluid controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
Verlichting tijdens film bewaken
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Film en apparatuur uitschakelen
2 personen
Cateringvoorraad veilig opbergen
3 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie grof opruimen
4 personen
Apparatuur afbreken
4 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 100
Loungebankenaantal 8
Picknicktafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Dekensaantal 100
Kussensaantal 60
Partytentenaantal 3
Dranktafelsaantal 4

Apparatuur

Bioscoopscherm
Beamer
Mediaspeler
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Statief voor microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Aardedraadhaspelsaantal 2
Laptop
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Buitenlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Dessertbordjesaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Schenkbekersaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Isolatiethermosflessenaantal 4

Decoratie

Routebordjesaantal 10
Programmapostersaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Tafelnummersaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 3

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 8
Regenhoezenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel film en rechten voordat je de datum publiceert. Zet tegelijk het programma, de aanmeldingen en de informatie over aanvang, route en ondertiteling klaar, zodat bezoekers niet later opnieuw geïnformeerd moeten worden.
Controleer het speelveld minstens één keer vooraf en nogmaals op de dag zelf. Let specifiek op kuilen, nat gras, obstakels en de plek waar stroomkabels komen te liggen; kabels moeten veilig worden afgedekt of buiten de looproute blijven.
Reserveer de apparatuur en stroomvoorziening niet pas voor de opbouwdag. Test projector, mediaspeler, bioscoopscherm, luidsprekers en ondertiteling vóór de bezoekers komen en houd een laptop, powerbanks en reservebatterijen achter de hand.
Plan vrijwilligers in voor ontvangst, route, catering, techniek en opruimen. Leg polsbandjes, routebordjes, zaklampen en verlichting klaar vóór de inloop; na zonsondergang zijn kleine fouten bij de entree en kabels lastiger te zien.
Bevestig uiterlijk de dag vóór de voorstelling wat er gebeurt bij regen of harde wind. Controleer de weersverwachting opnieuw op de speeldag en bepaal vooraf wie bezoekers informeert, de apparatuur veiligstelt en het alternatief uitvoert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtbioscoop organiseren?: Leg filmrechten, locatie en apparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna zodra datum, programma en weerplan duidelijk zijn.
Hoeveel uur duurt de opbouw van een openluchtbioscoop?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor scherm, projector, geluid, stroom, stoelen en verlichting. Reserveer daarna minstens 30 minuten voor een volledige film- en geluidstest.
Wanneer controleer je het weer voor een openluchtbioscoop?: Controleer de verwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vóór de start. Neem uiterlijk de dag vóór het evenement een besluit over het alternatieve weerplan, zodat bezoekers en vrijwilligers op tijd bericht krijgen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een openluchtbioscoop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en route, 1 voor catering, 1 voor techniek en 1 coördinator. Bij meer dan ongeveer 50 bezoekers is een extra paar handen voor toezicht en opruimen verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.