Organiser un cinéma en plein air sans rien oublier

Un cinéma en plein air demande plus qu’un écran et un projecteur. Il faut obtenir les droits du film, vérifier le terrain, prévoir une solution météo et tester toute la chaîne vidéo et audio avant l’arrivée du public. Cette checklist suit l’ordre utile : réservation, inscriptions, logistique, montage et derniers contrôles. Elle vous aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés, comme les sous-titres, les câbles, l’éclairage des chemins et l’alimentation électrique.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Enregistrer le film et les droits
Vérifier le site et l’aire de jeu
2 personnes
Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Passer la commande traiteur
Réserver l’équipement
Réserver l’alimentation électrique
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Mettre à jour la liste des visiteurs
Préparer les bracelets et les panneaux de parcours
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’herbe
2 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Monter l'écran
4 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester le projecteur
2 personnes
Tester le film et les sous-titres
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer les chaises et les couvertures
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Aménager l’entrée et la file d’attente
2 personnes
Aménager le stand de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les snacks
2 personnes
Rendre les informations sur les allergènes visibles
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir le public
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Guider le public vers les places assises
2 personnes
Présenter l’introduction du film
Lancer le film
Vérifier l’image et le son
2 personnes
Répondre aux questions du public
Surveiller l’éclairage pendant le film
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre le film et l’équipement
2 personnes
Ranger les stocks de restauration en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Effectuer un grand nettoyage du site
4 personnes
Démonter l'équipement
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 100
Canapés de salonqté 8
Tables de pique-niqueqté 8
Tables pliantesqté 6
Nappesqté 8
Couverturesqté 100
Coussinsqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tables pour boissonsqté 4

Équipement

Écran de cinéma
Vidéoprojecteur
Lecteur multimédia
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Enrouleurs de câble de terreqté 2
Ordinateur portable
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettes à dessertqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Thermosqté 4
Gobelets de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bouteilles thermos isothermesqté 4

Décoration

Panneaux d’orientationqté 10
Affiches du programmeqté 6
Braceletsqté 150
Numéros de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 3

Sécurité

Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Passe-câblesqté 12
Gants de travailqté 8
Housses de pluieqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le film et ses droits plusieurs semaines avant la projection, puis testez le fichier avec les sous-titres sur le même ordinateur ou lecteur multimédia que celui prévu le soir même.
Inspectez le terrain avant l’installation : vérifiez l’herbe, le sol, les pentes et les zones de passage. Prévoyez l’emplacement de l’écran, du projecteur, des enceintes et des câbles avant de déplacer les chaises.
Ne vous contentez pas de consulter la météo le jour même. Définissez au moins 48 heures à l’avance le seuil qui déclenche votre plan de secours et informez les inscrits de la décision et du nouvel emplacement éventuel.
Testez l’installation complète avant l’ouverture : image, son, volume, sous-titres, rallonges et multiprises. Faites fonctionner le projecteur avec le film pendant au moins 20 minutes pour repérer une surchauffe ou un problème de connexion.
Prévoyez l’accueil et la circulation dès que les inscriptions sont ouvertes. Mettez à jour la liste des visiteurs, préparez les bracelets et les panneaux, puis installez des lampes et des lampes de poche pour les déplacements après la tombée de la nuit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma en plein air ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet d’obtenir les droits du film, réserver l’équipement et l’alimentation électrique, ouvrir les inscriptions et organiser le plan météo.
Quand faut-il tester le projecteur et le film ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant, puis un test complet sur place le jour de l’événement. Vérifiez l’image, le son et les sous-titres pendant au moins 20 minutes avec le matériel réellement utilisé.
Que prévoir en cas de pluie pour un cinéma en plein air ?: Décidez du plan de secours au plus tard 48 heures avant la séance, en fonction des prévisions. Une tente ne remplace pas toujours une solution complète : protégez aussi le projecteur, les câbles, les prises et les spectateurs.
Combien de chaises et de couvertures faut-il prévoir ?: Prévoyez une place assise par inscrit, puis ajoutez environ 10 % de marge pour les changements de dernière minute. Pour les couvertures et les coussins, comptez une unité pour deux personnes si le public peut aussi apporter son propre équipement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.