Checklist para tu cine al aire libre

Organizar un cine al aire libre requiere coordinar la película, el espacio y la parte técnica en el orden correcto. Empieza cerrando la filmación y los derechos, comprueba el recinto y publica la fecha con tiempo para gestionar las inscripciones. Después reserva pantalla, proyector, sonido y suministro eléctrico, sin olvidar subtítulos y un plan alternativo por mal tiempo. El día del evento, revisa el terreno, monta los equipos y prueba la película antes de que lleguen los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Cerrar la filmación y los derechos
Comprobar el recinto y el área de juego
2 personas
Publicar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Realizar el pedido de catering
Reservar equipo
Reservar el suministro eléctrico
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
Actualizar la lista de visitantes
Preparar las pulseras y los carteles de ruta
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Comprobar el terreno y el césped
2 personas
Tender cables de alimentación
3 personas
Montar la pantalla
4 personas
Colocar el proyector
2 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Probar el proyector
2 personas
Probar la película y los subtítulos
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Preparar sillas y mantas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Organizar la entrada y la cola
2 personas
Montar el puesto de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Disponer los snacks
2 personas
Mostrar la información sobre alérgenos
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Dar la bienvenida al público
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar al público a sus asientos
2 personas
Coordinar la introducción de la película
Empezar la película
Comprobar imagen y sonido
2 personas
Responder preguntas del público
Vigilar la iluminación durante la película
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo de filmación y los equipos
2 personas
Guardar de forma segura el material de catering
3 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Hacer una limpieza general del recinto
4 personas
Desmontar el equipo
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 100
Sofás loungecant. 8
Mesas de picniccant. 8
Mesas plegablescant. 6
Mantelescant. 8
Mantascant. 100
Cojinescant. 60
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de bebidascant. 4

Equipo

Pantalla de cine
Proyector
Reproductor multimedia
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soporte para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Enrolladores de cable de tierracant. 2
Portátil
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Lámparas de exteriorcant. 6
Linternascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platos de postrecant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Cuencos de serviciocant. 12
Cucharones de servircant. 12
Termoscant. 4
Jarras de serviciocant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cubiterascant. 4
Botellas térmicas aislantescant. 4

Decoración

Carteles de rutacant. 10
Pósteres del programacant. 6
Pulserascant. 150
Números de mesacant. 12
Pizarrascant. 4
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobas de manocant. 3

Seguridad

Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Guantes de trabajocant. 8
Fundas para la lluviacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la película y sus derechos antes de anunciar la fecha. Así evitas cambiar el programa después de abrir las inscripciones y puedes informar correctamente sobre los subtítulos.
Comprueba el recinto al menos una semana antes y vuelve a inspeccionarlo el mismo día. Revisa especialmente el césped, el terreno, las zonas de paso y el lugar exacto para la pantalla y el proyector.
Reserva el suministro eléctrico junto con el equipo técnico, no después. Calcula recorridos para los cables alargadores, regletas y enrollacables, y mantén los cables protegidos de las zonas de paso.
Programa a los voluntarios antes de hacer el pedido de catering. Usa la lista actualizada de visitantes y las preferencias dietéticas para que la comida y la bebida no se calculen con datos antiguos.
Haz una prueba completa cuando todavía haya luz: proyector, reproductor multimedia, sonido, película y subtítulos. Instala después las guirnaldas, lámparas y linternas para que el público pueda moverse con seguridad al terminar la sesión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cine al aire libre?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para cerrar la película, comprobar el recinto, publicar el programa y abrir las inscripciones. Reserva el equipo y la electricidad como mínimo 2 semanas antes.
¿Qué hay que comprobar antes de proyectar una película al aire libre?: Comprueba la pantalla, el proyector, el reproductor multimedia, los altavoces y el suministro eléctrico. Haz una prueba completa de la película y los subtítulos al menos 2 horas antes de la llegada del público.
¿Cuántas sillas y mantas necesito para un cine al aire libre?: Prepara una silla o plaza por cada persona inscrita y añade entre un 10 % y un 15 % de margen si esperas asistentes sin inscripción. Calcula también una manta o cojín por cada 2 personas si la sesión termina por la noche.
¿Qué hago si llueve durante el cine al aire libre?: Define el plan alternativo antes de publicar la fecha y comunícalo a los inscritos con al menos 24 horas de antelación cuando la previsión sea desfavorable. Comprueba el pronóstico el día anterior y de nuevo entre 4 y 6 horas antes del comienzo.

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