Open-Air-Kino organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Film und Vorführrechte frühzeitig, spätestens bevor du Termin und Programm veröffentlichst. Prüfe außerdem, ob der Film mit Untertiteln gezeigt werden soll, und teste diese Version vor dem Einlass.
• Plane Strom nicht erst beim Technikaufbau. Reserviere die Versorgung im Voraus, lege Kabelwege außerhalb der Laufwege fest und teste Beamer, Medienplayer, Mischpult und Lautsprecher am Veranstaltungstag mit der tatsächlichen Stromquelle.
• Kontrolliere den Boden am selben Tag: Unebenes Gras kann Stühle, Leinwand und Kabel gefährlich machen. Markiere Kabel mit gut sichtbaren Übergängen und halte Taschenlampen sowie Ersatzbatterien für den Abbau bereit.
• Lege den Wetterplan spätestens 48 Stunden vorher fest und kommuniziere ihn mit einer eindeutigen Frist. Bei wechselhaftem Wetter sollten Partyzelte, Decken und eine Entscheidung zur Absage oder Verlegung bereits vorbereitet sein.
• Plane den Einlass rückwärts vom Filmbeginn: Für eine Gruppe mit 100 Gästen sind mindestens 30 Minuten für Ankunft, Sitzplatzsuche und Getränke realistisch. Aktualisiere die Besucherliste, lege Armbänder und Wegweiser bereit und stelle Beleuchtung an Wegen und Ausgabestellen auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Kino planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Filmrechte, Veranstaltungsort, Technik, Strom und Catering brauchen oft Vorlauf; Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Open-Air-Kino?

Plane für Leinwand, Beamer, Ton, Strom und Beleuchtung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Der Techniktest mit Film, Untertiteln und Ton sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Wie viele Sitzplätze braucht man pro Gast beim Open-Air-Kino?

Rechne mit einem Sitzplatz pro angemeldeter Person und halte etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bei 100 Gästen sind also rund 110 Plätze sinnvoll, ergänzt durch Decken und Kissen für Gäste auf dem Rasen.

Wann sollte der Wetterplan für ein Open-Air-Kino feststehen?

Bestätige die Entscheidung spätestens 48 Stunden vor Beginn und prüfe die Vorhersage am Veranstaltungstag erneut. Lege zusätzlich eine klare Kommunikationsfrist fest, damit Gäste nicht erst kurz vor dem Film von einer Änderung erfahren.

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