Zo organiseer je een openingsreceptie

Een openingsreceptie organiseren begint niet met hapjes neerzetten, maar met de gastenlijst, locatie en timing. Bevestig eerst datum en reservering, verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen en dieetwensen. Pas met een definitief aantal gasten leg je catering, drank en servies goed vast. Op de dag zelf werk je van inrichting naar buffet, drankenbar en ontvangst, zodat je niet tegelijk tafels moet dekken en nog boodschappen doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Reservering locatie bevestigen
8
Cateringmenu vastleggen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
12
Bloemstukken ophalen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Vegan hapjes apart zetten
2 personen
15
Glutenvrije hapjes apart zetten
2 personen
16
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
18
Buffettafels dekken
2 personen
19
Staantafels opstellen
2 personen
20
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
21
Buffet en hapjes schikken
3 personen
22
Drankenbar inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Bloemstukken plaatsen
25
Welkomsttafel inrichten
2 personen
26
Muziek testen
27
Toiletten controleren

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Jassen aannemen
2 personen
30
Welkomstdrank serveren
3 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Gebruikt servies afruimen
2 personen
36
Afvalbakken legen
37
Toiletten tussentijds controleren
38
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

39
Restanten veilig verpakken
2 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Afwas doen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Huurmaterialen retourneren
2 personen
46
Afval naar inzamelpunt brengen
47
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Staantafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 50
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Theelepelsaantal 50
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Karaffenaantal 8
Dienbladenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Voorraadbakkenaantal 10

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 70
Bordhoudersaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de gastenlijst ruim vóór de cateringdefinitief wordt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen samen en zet vegan en glutenvrije hapjes op aparte serveerborden, zodat ze niet per ongeluk tussen de overige hapjes belanden.
Werk op de receptiedag in deze volgorde: tafels en stoelen plaatsen, buffet en staantafels opstellen, servies klaarzetten en daarna pas hapjes en drank presenteren. Zo voorkom je dat glazen of dienbladen tijdens het inrichten omvallen.
Zet gekoelde dranken eerder klaar dan de gasten arriveren. Gebruik koelboxen of ijsblokjesbakken voor de voorraad en houd karaffen met water apart van de drankenbar, zodat gasten niet op één punt hoeven te wachten.
Reserveer ruimte voor kledingrekken en afvalbakken voordat je de staantafels neerzet. Een welkomsttafel bij de ingang en voldoende doorgang naar het buffet voorkomen opstoppingen in de eerste minuten.
Controleer koffie en thee afzonderlijk van de bar. Zet koffiezetapparaten en thermoskannen klaar, leg theelepels en koppen neer en test verlengsnoeren vóór de ontvangst; dit wordt vaak pas ontdekt wanneer de eerste gasten er al zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openingsreceptie organiseren?: Bevestig locatie en datum bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de receptie, zodat je catering, drank en servies op het definitieve aantal kunt afstemmen.
Wanneer moet je de catering voor een openingsreceptie vastleggen?: Leg het menu vast zodra de locatie en verwachte gastenlijst bekend zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef de cateraar de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de receptie door.
Hoeveel drank heb je nodig voor een openingsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water; zet gekoelde voorraad en extra ijs vooraf klaar, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft bij te vullen.
Wanneer zet je de hapjes en het buffet klaar?: Richt het buffet ongeveer 30 tot 45 minuten vóór aankomst van de gasten in. Zet vegan en glutenvrije hapjes apart, plaats serveertangen en lepels erbij en vul kwetsbare of gekoelde hapjes pas kort voor de start aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.