Eröffnungsempfang organisieren: der praktische Ablauf
Ein Eröffnungsempfang gelingt, wenn du zuerst Termin, Ort und Gästeliste festlegst und danach Catering, Getränke und Ausstattung planst. Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldungen, damit Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen. In den letzten Tagen geht es um Einkauf, Kühlung und die Vorbereitung des Buffets. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbau: Empfangstisch, Sitz- und Stehbereiche, Buffet, Getränkebar sowie Kaffee und Tee.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Endgültige Gästeliste erstellen
- 7
Reservierung der Location bestätigen
- 8
Cateringmenü festlegen
2 Personen
- 9
Einkaufsliste prüfen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
- 12
Blumengestecke abholen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Vegane Häppchen separat stellen
2 Personen
- 15
Glutenfreie Snacks separat stellen
2 Personen
- 16
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Buffet-Tische eindecken
2 Personen
- 19
Stehtische aufstellen
2 Personen
- 20
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 21
Buffet und Snacks anrichten
3 Personen
- 22
Getränkebar einrichten
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Blumengestecke platzieren
- 25
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 26
Musik testen
- 27
Toiletten kontrollieren
Event
- 28
Gäste empfangen
3 Personen
- 29
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 30
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 31
Snacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Buffet auffüllen
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
- 36
Mülleimer leeren
- 37
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 38
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 40
Geschirr sammeln
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Abwasch machen
2 Personen
- 43
Location reinigen
3 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 46
Abfall zum Sammelpunkt bringen
- 47
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- StühleAnz. 50
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- ChampagnergläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- TeelöffelAnz. 50
- ServiertellerAnz. 12
- ServierzangenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- KaraffenAnz. 8
- TablettsAnz. 8
- EiswürfelbehälterAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 4
- VorratsboxenAnz. 10
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Willkommensschild
- NamensschilderAnz. 70
- SchildhalterAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen sechs bis acht Wochen vor dem Empfang und setze eine Rückmeldefrist von etwa drei Wochen. So kannst du die endgültige Gästeliste und besondere Ernährungswünsche mindestens sieben Tage vorher an das Catering weitergeben.
- Plane beim Aufbau getrennte Bereiche für Buffet, Getränkebar und Kaffee. Stelle vegane und glutenfreie Häppchen auf eigene Servierteller und kennzeichne sie, statt sie erst während des Empfangs zu sortieren.
- Kühle Getränke spätestens am Vorabend. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und halte zusätzliche Karaffen mit Wasser bereit, damit die Getränkebar nicht sofort leer ist.
- Beginne am Veranstaltungstag drei bis vier Stunden vorher mit Tischen, Stühlen, Stehtischen und Buffet. Dekoration, Blumen und Willkommensschild kommen erst danach, damit beim Aufbau nichts umgestoßen oder verschoben wird.
- Stelle Geschirr nicht nur auf dem Buffet bereit, sondern verteile Gläser, Teller und Besteck an mehreren Punkten. Plane außerdem einen Kleiderständer und Abfallbehälter ein – beides wird bei Empfängen oft erst bemerkt, wenn die ersten Gäste bereits da sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Eröffnungsempfang einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist etwa drei Wochen vor dem Termin und bestätige die endgültige Gästeliste spätestens sieben Tage vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Eröffnungsempfangs?
- Plane für Möbel, Buffet, Getränkebar, Geschirr und Dekoration mindestens drei bis vier Stunden ein. Wenn das Catering anrichtet oder die Location noch nicht vorbereitet ist, kalkuliere zusätzlich 60 bis 90 Minuten Puffer.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Eröffnungsempfang?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Stelle Wasser zusätzlich bereit und plane für einen zweistündigen Empfang insgesamt etwa vier bis fünf Getränke pro Gast ein.
- Wann muss man Ernährungswünsche für den Empfang abfragen?
- Frage Ernährungswünsche bereits mit der Einladung ab und schließe die Abfrage spätestens drei Wochen vor dem Empfang. Gib die endgültige Anzahl veganer, vegetarischer oder glutenfreier Portionen mindestens sieben Tage vorher an das Catering weiter.
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