Cómo organizar una recepción de apertura sin improvisar
Una recepción de apertura funciona mejor cuando la organizas en tres fases: confirmar el espacio y los invitados, cerrar la comida y las bebidas, y montar todo siguiendo un orden claro. Empieza por la fecha, el recinto y las invitaciones; después recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas. En los últimos días, confirma el número definitivo, compra y refrigera las bebidas. El día del evento, deja el bufé, la barra y la mesa de bienvenida listos antes de que llegue el primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Hacer la lista definitiva de invitados
- 7
Confirmar la reserva del recinto
- 8
Fijar el menú de catering
2 personas
- 9
Comprobar la lista de la compra
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
- 12
Recoger los arreglos florales
- 13
Preparar aperitivos
3 personas
- 14
Separar los aperitivos veganos
2 personas
- 15
Separar los aperitivos sin gluten
2 personas
- 16
Preparar café y té
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Montar las mesas del bufé
2 personas
- 19
Colocar mesas altas
2 personas
- 20
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 21
Disponer el buffet y los aperitivos
3 personas
- 22
Montar la barra de bebidas
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Colocar arreglos florales
- 25
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 26
Probar la música
- 27
Comprobar los baños
Evento
- 28
Recibir a los invitados
3 personas
- 29
Recibir abrigos
2 personas
- 30
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Reponer el bufé
2 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Retirar la vajilla usada
2 personas
- 36
Vaciar los contenedores de basura
- 37
Comprobar los baños periódicamente
- 38
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 40
Recoger la vajilla
3 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 42
Fregar los platos
2 personas
- 43
Limpiar el lugar
3 personas
- 44
Retirar la decoración
2 personas
- 45
Devolver el material alquilado
2 personas
- 46
Llevar la basura al punto de recogida
- 47
Guardar los víveres sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillascant. 50
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de champáncant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharillascant. 50
- Platos de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 8
- Jarrascant. 8
- Bandejascant. 8
- Cubiterascant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 10
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Porta-cartelescant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados al menos 5 días antes. Ese número determina las cantidades del catering, la vajilla, las copas y el número de mesas altas y sillas.
- Separa las opciones veganas y sin gluten desde la preparación, y colócalas en platos identificados. No las mezcles en el bufé: así evitas errores cuando empieza a llegar la gente.
- Refrigera las bebidas con varias horas de antelación y prepara cubiteras, jarras y neveras portátiles antes de abrir la barra. Deja también agua visible, no solo vino o champán.
- Monta primero las mesas y sillas, después el bufé y por último la decoración. Reserva al menos 90 minutos para colocar manteles, vajilla, flores, cartel de bienvenida y mesas altas sin bloquear el paso.
- Prepara café y té antes de la llegada de los invitados y mantén las bebidas calientes en termos. Comprueba también que haya suficientes cucharillas, platos de servir, pinzas y cucharones: suelen faltar justo cuando se llena el bufé.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de apertura?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el recinto, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Cierra el menú y las preferencias dietéticas unos 7 días antes, y confirma la reserva y el número final 2 o 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una recepción de apertura?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha, sobre todo si necesitas controlar las inscripciones. Fija una fecha límite de respuesta de 7 días antes para poder ajustar el catering y la vajilla.
- ¿Qué se prepara primero el día de la recepción?
- Empieza por el mobiliario y la circulación: mesas, sillas, percheros y papeleras. Después monta el bufé y la barra, prepara la vajilla y las bebidas, y deja la mesa de bienvenida y las flores para el último tramo, aproximadamente 60 a 90 minutos antes de abrir.
- ¿Cómo calcular las bebidas para una recepción de apertura?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade agua suficiente para toda la recepción. Enfría las bebidas con varias horas de margen y reserva parte del espacio para champán, vino y agua, en lugar de llenar todas las neveras con una sola opción.
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