Checklist voor een goed georganiseerde openingsreceptie

Een openingsreceptie vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie, datum en uitnodigingen, daarna gasten, catering en inrichting. Houd rekening met dieetwensen voordat je het menu definitief maakt en plan de opbouw ruim voor de eerste gasten komen. Controleer ook praktische details zoals gekoelde dranken, servies, afvalbakken en een duidelijke welkomsttafel. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je wanneer moet afronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Reservering locatie bevestigen
Cateringmenu vastleggen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Bloemstukken ophalen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vegan hapjes apart zetten
2 personen
Glutenvrije hapjes apart zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels dekken
2 personen
Staantafels opstellen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Buffet en hapjes schikken
3 personen
Drankenbar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bloemstukken plaatsen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Muziek testen
Toiletten controleren

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afwas doen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Staantafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 50
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Theelepelsaantal 50
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Karaffenaantal 8
Dienbladenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Voorraadbakkenaantal 10

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 70
Bordhoudersaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig locatie en datum voordat je uitnodigingen verstuurt. Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend in één gastenlijst.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en zet vegan en glutenvrije hapjes op de dag zelf apart. Zo voorkom je dat ze tussen de andere hapjes verdwijnen.
Leg de definitieve cateringhoeveelheden uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf vast. Controleer daarna opnieuw de boodschappenlijst, vooral voor ijs, koffie, thee, water en servies.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en staantafels neer; richt daarna buffet, drankenbar, welkomsttafel en decoratie in.
Test koffiezetapparaten, thermoskannen en eventuele speakers vóór de gasten arriveren. Zet koelboxen of andere koeling klaar voordat de dranken binnenkomen en houd afvalbakken zichtbaar bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openingsreceptie organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum en uitnodigingen. Rond menu, dieetwensen en definitieve aantallen 5 tot 7 dagen voor de receptie af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een openingsreceptie op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, drankenbar, welkomsttafel en decoratie. Plan extra tijd als hapjes nog gesneden of samengesteld moeten worden.
Wanneer moet ik de gastenlijst van een openingsreceptie definitief maken?: Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 5 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor catering, servies, glazen en de indeling van de ruimte.
Hoe voorkom ik problemen met vegan en glutenvrije hapjes?: Verzamel dieetwensen al bij de uitnodiging en controleer ze opnieuw zodra het menu vastligt. Zet vegan en glutenvrije hapjes op aparte serveerborden met eigen serveertangen of lepels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.