Checklist pour organiser une réception d’ouverture

Une réception d’ouverture demande surtout un bon enchaînement : confirmer le lieu, inviter les participants, finaliser le traiteur, puis préparer l’accueil et le buffet. Cette checklist regroupe les étapes à suivre avant le jour J et pendant l’installation. Elle tient compte des inscriptions, des besoins alimentaires, des boissons à rafraîchir et du matériel à prévoir. Utilise-la pour ne pas attendre la dernière minute avant de dresser les tables, installer le bar ou préparer le café.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Confirmer la réservation du lieu
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Récupérer les compositions florales
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les amuse-bouches vegan à part
2 personnes
Mettre à part les amuse-bouches sans gluten
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Dresser les tables du buffet
2 personnes
Installer les tables hautes
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Disposer le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer les compositions florales
Installer la table d’accueil
2 personnes
Tester la musique
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaisesqté 50
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Verres à champagneqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillères à caféqté 50
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 8
Plateauxqté 8
Bacs à glaçonsqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Bacs de stockageqté 10

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 70
Porte-affichesqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Traite les inscriptions avant d’arrêter la liste définitive des invités. Prévois une relance au moins 7 jours avant la réception afin de récupérer les besoins alimentaires et d’éviter les réponses manquantes.
Valide le menu du traiteur après avoir regroupé les allergies et régimes particuliers. Prépare ensuite des amuse-bouches vegan et sans gluten dans des plats séparés, avec des pinces de service distinctes.
Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Répartis-les entre glacières, bacs à glaçons et carafes pour éviter de bloquer le bar au moment de l’accueil.
Installe d’abord les tables de buffet et les tables hautes, puis ajoute les chaises, les portants à vêtements et les poubelles. Garde les plateaux, assiettes, verres et couverts à portée de main avant de disposer les aliments.
Prépare la table d’accueil avant le reste de la décoration. Le panneau d’accueil, la liste des invités et les informations pratiques doivent être prêts avant l’ouverture des portes, idéalement 30 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception d’ouverture ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant la réception pour pouvoir confirmer le traiteur, les quantités et la liste des invités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réception d’ouverture ?: Prévois au moins 3 heures pour installer le mobilier, dresser le buffet, préparer le bar, suspendre la décoration et mettre en place la table d’accueil. Ajoute 30 minutes de marge avant l’arrivée des invités pour les derniers contrôles.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant la réception si tu peux stocker les boissons correctement. Mets-les au frais le jour même plusieurs heures avant le début, en gardant les boissons de réserve dans des glacières.
Comment gérer les amuse-bouches vegan et sans gluten ?: Prépare-les séparément et identifie clairement chaque plateau avant l’installation du buffet. Utilise des assiettes de service et des pinces réservées à ces préparations afin d’éviter les mélanges pendant toute la réception.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.