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Eröffnungsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Eröffnungsempfang wirkt spontan, braucht aber eine klare Reihenfolge. Zuerst bestätigst du Ort und Termin, verschickst die Einladungen und sammelst Zu- und Absagen samt Ernährungswünschen. Danach folgen Gästeliste, Catering, Einkauf und die Vorbereitung von Getränken und Snacks. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Empfangstisch, Buffet, Getränkebar und Stehtische sollten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Blumengestecke abholen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Vegane Häppchen separat stellen

    2 Personen

  • Glutenfreie Snacks separat stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet-Tische eindecken

    2 Personen

  • Stehtische aufstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet und Snacks anrichten

    3 Personen

  • Getränkebar einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Blumengestecke platzieren

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Musik testen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abwasch machen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • StühleAnz. 50
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • ChampagnergläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 50
  • ServiertellerAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8
  • TablettsAnz. 8
  • EiswürfelbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 10

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 70
  • SchildhalterAnz. 8

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die endgültige Gästeliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Empfang. Erst dann lassen sich Cateringmenü, Snackmengen, Geschirr und Gläser zuverlässig festlegen.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau. Stelle Wein, Wasser und weitere Getränke mindestens 4 Stunden vorher kalt; für Eiswürfelbehälter und Kühlboxen brauchst du eine eigene Reserve.
  • Trenne vegane und glutenfreie Häppchen sichtbar vom übrigen Buffet. Verwende dafür separate Servierteller und Servierzangen und kennzeichne die Speisen am Willkommenstisch oder Buffet.
  • Richte Kaffee und Tee in einem eigenen Bereich ein, statt die Getränkebar zu überladen. Rechne bei einem zweistündigen Empfang mit etwa 1 Tasse Kaffee oder Tee pro Gast und stelle Thermoskannen rechtzeitig bereit.
  • Baue Tische, Stühle, Stehtische und Buffetflächen mindestens 90 Minuten vor Beginn auf. Prüfe danach Wege, Verlängerungskabel, Abfallbehälter, Gläser und die Beschilderung am Empfang.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Eröffnungsempfang planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Termin und Einladungen. Die endgültige Gästeliste und die verbindliche Cateringmenge sollten 3 bis 5 Tage vor dem Empfang feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Eröffnungsempfang?
Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich solltest du pro Gast mindestens 0,5 Liter Wasser einplanen.
Wann sollte das Buffet bei einem Eröffnungsempfang aufgebaut werden?
Stelle Buffet, Geschirr und Snacks etwa 30 bis 45 Minuten vor Beginn bereit. Empfindliche Speisen kommen möglichst spät auf den Tisch, damit sie frisch bleiben.
Wie viele Gläser braucht man pro Gast?
Plane mindestens 2 Gläser pro Person ein, wenn Wein oder Sekt ausgeschenkt wird, plus zusätzliche Wassergläser. Bei 50 Gästen sind damit mindestens 100 Gläser sinnvoll, damit während des Empfangs nicht ständig gespült werden muss.

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