Checklist voor een goed georganiseerde open repetitie

Bij een open repetitie moeten bezoekers niet alleen weten waar ze moeten zijn; de repetitie moet ook zonder onderbreking kunnen doorgaan. Reserveer eerst de ruimte en leg datum, programma en repetitierooster vast. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek. Op de dag zelf draait het om toegang, een duidelijke route, een werkende geluidsinstallatie en een opstelling waarin muzikanten én bezoekers goed uit de voeten kunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Repetitieruimte reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst printen
Repetitierooster maken
2 personen
Muziekpartijen controleren
2 personen
Boodschappenlijst samenstellen
Boodschappen doen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Techniek testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
EHBO-materialen controleren

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Repetitieopstelling maken
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting inschakelen
Entree en route aanduiden
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Open repetitie begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten en partijen opbergen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Zaal afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest niet pas bij de opening. Controleer microfoons, standaards, actieve speakers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen enkele uren vooraf en werk kabels vast met gaffer tape.
Maak de bezoekerslijst uiterlijk de dag vóór de open repetitie definitief en print een exemplaar. Zo kun je bij binnenkomst snel controleren wie zich heeft aangemeld en eventuele dieetwensen doorgeven aan de catering.
Zet repetitieopstelling en publieksopstelling apart op papier. Plaats muzieklessenaars eerst op hun vaste plekken en zet daarna stoelen en tafels zo neer dat de looproute naar entree, garderobe en zitplaatsen vrij blijft.
Regel sleutels en toegang minimaal 48 uur vooraf. Test ook wie de zaal opent, waar bezoekers binnenkomen en of pijlborden en een welkomstbord vanaf de straat zichtbaar zijn.
Bereid koffie, thee en water vóór de eerste bezoekers arriveren. Zet kopjes, glazen, borden, bestek en serveerbladen klaar en houd een extra thermoskan achter de hand voor het moment na de toelichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open repetitie organiseren?: Leg de ruimte en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer het evenement ongeveer 4 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en catering tijdig kunt verwerken.
Wanneer test ik de techniek voor een open repetitie?: Doe een eerste controle uiterlijk de dag ervoor en een volledige soundcheck 2 tot 3 uur vóór ontvangst van bezoekers. Test elk microfoonkanaal, de speakers, het mengpaneel en alle kabelverbindingen afzonderlijk.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor openen, tafels en stoelen plaatsen, muzieklessenaars neerzetten, techniek aansluiten, verlichting inschakelen en bewegwijzering ophangen. Plan nog 30 minuten extra als de repetitieopstelling voor het eerst wordt gebruikt.
Wat moet ik voor bezoekers van een open repetitie klaarzetten?: Zorg minstens voor een bezoekerslijst, welkomstbord, programmaborden, pijlborden en naamkaartjes. Zet daarnaast koffie, thee en water klaar; controleer de definitieve aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 dagen vóór het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.