Organiser une répétition ouverte sans rien laisser au hasard

Une répétition ouverte demande plus qu’une salle et un programme musical. Il faut coordonner les inscriptions, l’accueil du public, l’installation des pupitres et du son, ainsi qu’un service de boissons ou de restauration. Cette checklist de 40 tâches et 36 fournitures suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations au rangement final. Utilise-la pour savoir quoi régler à l’avance et quoi vérifier le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle de répétition
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer la liste des visiteurs
Créer le planning des répétitions
2 personnes
Vérifier les parties de musique
2 personnes
Établir la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la configuration de répétition
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Allumer l’éclairage
Indiquer l’entrée et le chemin
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Animer la répétition ouverte
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les instruments et les partitions
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Fermer la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et fixe la date au moins 6 à 8 semaines avant la répétition. Garde ensuite 2 semaines pour confirmer le programme, publier l’événement et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’imprimer la liste des visiteurs, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les chaises, les tables et les boissons.
Prévois un créneau technique d’au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Teste les microphones, les pieds, la table de mixage, les rallonges et l’éclairage dans la configuration réellement utilisée.
Installe l’accueil et le fléchage avant l’ouverture des portes : panneau d’accueil, indications d’entrée, badges et liste imprimée. Une personne doit rester disponible pendant les 15 premières minutes pour orienter les visiteurs.
Prépare le déroulé avec des horaires précis, notamment la présentation du programme et les changements de configuration. Ajoute 10 à 15 minutes de marge pour les retards, les questions et les réglages entre deux séquences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une répétition ouverte ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les réservations, les invitations et la communication peuvent commencer dès la première semaine, tandis que les inscriptions et les besoins alimentaires se finalisent 7 à 10 jours avant.
Quand fermer les inscriptions pour une répétition ouverte ?: Ferme-les environ 7 à 10 jours avant la date prévue. Ce délai permet de préparer la liste des visiteurs, les badges, le placement et les quantités de boissons ou de nourriture.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et la technique ?: Compte au minimum 60 minutes avant l’accueil du public pour les tables, les chaises, les pupitres, l’audio et l’éclairage. Ajoute 30 minutes si la configuration de répétition doit être montée pour la première fois.
Que faut-il vérifier le jour d’une répétition ouverte ?: Vérifie l’accès à la salle, les clés, le fléchage, les inscriptions, le programme, les pupitres et tout le matériel audio avant l’arrivée des visiteurs. Fais une dernière vérification 15 minutes avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.