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Checkliste für eine gut vorbereitete offene Probe

Bei einer offenen Probe kommen Zuhörer in einen laufenden Probenbetrieb – deshalb müssen Programm, Raum und Technik gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Termin, Ablauf und Proberaum fest, verschicke danach die Einladungen und bearbeite die Anmeldungen. In den letzten Tagen prüfst du Partituren, Probenplan, Verpflegung und Zugang. Am Veranstaltungstag sorgen ein klarer Aufbau, markierte Wege und ein kurzer Empfang dafür, dass sich Besucher sofort orientieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Proberaum reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste drucken

  • Probenplan erstellen

    2 Personen

  • Musikpartituren prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste zusammenstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Erste-Hilfe-Materialien prüfen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Probenaufbau machen

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Eingang und Weg markieren

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Offene Probe begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente und Partituren verstauen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Saal abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 35
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ScherenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • Willkommensschild
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. In dieser Zeit stellst du Stühle und Tische auf, richtest Notenpulte ein und testest Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher.
  • Verschicke die Einladung spätestens 14 Tage vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 3 Tage vor der Probe. So kannst du Besucherliste, Sitzplätze und Ernährungswünsche rechtzeitig vorbereiten.
  • Teste jedes Kabel mit angeschlossener Technik, bevor die ersten Gäste eintreffen. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln solltest du mit Gaffer Tape sichern, damit niemand im Weg stolpert.
  • Bereite Kaffee, Wasser und Geschirr vor dem Einlass vor und stelle Getränke nicht erst während der Begrüßung bereit. Rechne bei einer zweistündigen Probe mit mindestens 0,5 Litern Wasser pro Person.
  • Drucke Besucherliste, Programm- und Wegweiser am Vortag aus. Ein sichtbares Willkommensschild am Eingang und markierte Wege sparen dir am Veranstaltungstag viele Rückfragen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Probe organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Einladungen sollten spätestens 14 Tage vor der offenen Probe verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine offene Probe?
Plane mindestens 90 Minuten für Saal, Probenaufbau und Technik ein. Öffne den Raum so, dass vor dem Einlass noch 30 Minuten für einen vollständigen Funktionstest bleiben.
Wie viele Stühle braucht man bei einer offenen Probe?
Stelle für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl auf und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bei 40 angemeldeten Besuchern sind das 44 Stühle.
Wann sollte man Anmeldungen und Ernährungswünsche abschließen?
Setze die Anmeldefrist 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du Besucherliste, Catering und Sitzordnung anpassen, ohne am Veranstaltungstag nachfragen zu müssen.

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