Open podium organiseren: checklist en planning
Een open podium staat of valt met een duidelijke aanmelddeadline, een haalbaar programma en techniek die vóór de eerste artiest is getest. Begin met datum en locatie, open daarna het aanmeldformulier en werf artiesten. Verwerk aanmeldingen wekelijks, plan optredens voorlopig in en verzamel dieetwensen voordat je reserveringen en boodschappen vastlegt. In de laatste week publiceer je het programma, informeer je artiesten en controleer je alle materialen. Op de dag zelf bouw je podium, geluid en licht in vaste volgorde op.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Artiesten werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Optredens voorlopig inplannen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Techniek afstemmen
2 personen
Presentator bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Optredens definitief plannen
2 personen
Programma publiceren
Artiënteninformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programma en draaiboek printen
Event
Podiumruimte leegmaken
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Zaal en publiek opstellen
4 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatietafel klaarzetten
Artiënten aanmelden
2 personen
Techniek testen
3 personen
Geluidsniveaus instellen
2 personen
Optredens kort soundchecken
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Artiënten wisselen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Publiek begeleiden bij vertrek
2 personen
Laatste aankondiging doen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Podium en zaal afbreken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Bruikbare voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Stoelenaantal 110
- Tafelsaantal 8
- Krukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Muziekspeler
- Audiokabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Kabelmattenaantal 6
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 3
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 4
- Naambordjesaantal 30
- Programmastandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen minimaal 2 weken voor het open podium. Houd daarna een reservelijst bij: uitvallers zijn gebruikelijk en een lege plek in het programma valt snel op.
- Plan per optreden niet alleen de speelduur, maar ook minimaal 5 minuten wisseltijd. Bij 10 optredens heb je zo al minstens 45 minuten nodig voor microfoons, instrumenten en korte soundchecks.
- Test actieve speakers, mengtafel, microfoons, DI-boxen en audiokabels vóór publiek binnenkomt. Leg bovendien verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar; juist die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
- Maak het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf en stuur artiesten hun starttijd, optreeduur, technische benodigdheden en aankomstinstructies. Print op de dag zelf meerdere exemplaren van programma en draaiboek.
- Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud en controleer glazen, kopjes, borden en bestek vóór de boodschappen worden opgeborgen. Regel koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen op een plek waar vrijwilligers ze snel kunnen gebruiken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het aanmeldformulier. Open de inschrijving daarna ongeveer 6 weken voor de avond, zodat je tijd houdt voor selectie, planning, techniek en communicatie.
- Wanneer moet ik artiesten voor een open podium laten aanmelden?
- Geef artiesten 3 tot 4 weken aanmeldtijd en sluit de inschrijving minimaal 2 weken voor het evenement. Verwerk nieuwe aanmeldingen wekelijks en bevestig de definitieve optreedtijden uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een open podium?
- Reserveer minimaal 3 uur voor podium, geluidsinstallatie en lichtinstallatie als alles beschikbaar is. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een volledige test met microfoons, muziekspeler en de eerste optredens.
- Wat moet ik op de dag van een open podium als eerste doen?
- Maak eerst de podiumruimte leeg en bouw podiumdelen en podiumtrap op. Plaats daarna geluid en licht, controleer kabels en stroom, en houd minstens 60 minuten vóór aanvang vrij voor soundcheck en laatste wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!