Checklist pour organiser une scène ouverte

Une scène ouverte demande plus qu’une liste d’artistes et quelques microphones. Il faut cadrer les inscriptions, construire un programme réaliste, recueillir les besoins techniques et alimentaires, puis coordonner l’accueil, la scène et les bénévoles. Cette checklist suit l’organisation jusqu’au montage du son et de l’éclairage. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : autorisations, informations envoyées aux artistes, câbles, boissons au frais et déroulé imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions
Programmer provisoirement les spectacles
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Coordonner la technique
2 personnes
Confirmer le présentateur
Répartir les bénévoles
2 personnes
Finaliser la programmation des spectacles
2 personnes
Publier le programme
Envoyer les informations aux artistes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Imprimer le programme et le déroulé

Événement

Dégager l'espace de scène
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la salle et le public
4 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table d’information
Enregistrer les artistes
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Régler les niveaux sonores
2 personnes
Faire une courte balance des concerts
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Alterner les artistes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner le public à la sortie
2 personnes
Faire la dernière annonce

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter la scène et la salle
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le stock réutilisable
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 110
Tablesqté 8
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Lecteur audio
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Passe-câblesqté 6

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 3
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 30
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : les artistes doivent connaître l’horaire, la durée de leur passage et les conditions techniques dès le formulaire.
Ne programmez pas uniquement selon le nombre d’inscrits. Gardez du temps entre les passages pour les changements de micros, les réglages et les éventuels retards, puis envoyez le programme final aux artistes.
Demandez les besoins alimentaires et techniques pendant les inscriptions. Une voix, un instrument branché en boîtier DI ou une bande-son ne nécessitent pas le même matériel ni le même temps de test.
Répartissez les bénévoles avant le jour J : prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le suivi du programme et une pour assister la technique pendant les passages.
Faites le montage avant l’arrivée du public : scène, sonorisation, éclairage, câbles sécurisés et boissons au frais. Gardez le programme et le déroulé imprimés à portée de main pour éviter de dépendre d’un seul téléphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les artistes, traiter les inscriptions, vérifier les autorisations et finaliser la technique.
Quand ouvrir les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant la date, puis fixez une date limite environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de programmer les spectacles et de vérifier les besoins de chaque artiste.
Combien de microphones faut-il pour une scène ouverte ?: Le nombre dépend des passages, mais prévoyez au moins 2 microphones pour alterner rapidement entre les artistes. Ajoutez les pieds, câbles, multiprises et boîtiers DI nécessaires aux instruments annoncés.
Quand installer le son et l’éclairage pour une scène ouverte ?: Commencez le montage au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite 60 à 90 minutes pour les tests audio, les réglages d’éclairage et les changements liés au programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.