Checklist para organizar un escenario abierto
Un escenario abierto necesita algo más que un micrófono y una lista de actuaciones. Primero hay que cerrar la fecha y el lugar, abrir las inscripciones y contratar a los artistas; después llegan los permisos, la técnica y el programa definitivo. Esta checklist reúne 54 tareas y 40 materiales para avanzar en orden, desde la primera convocatoria hasta el montaje del escenario. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las preferencias alimentarias, la información de los artistas, los cables y las bebidas frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Gestionar inscripciones
Programar las actuaciones provisionalmente
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Coordinar la técnica
2 personas
Confirmar al presentador
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar definitivamente las actuaciones
2 personas
Publicar el programa
Enviar información de los artistas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Imprimir programa y guion
Evento
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Disponer la sala y al público
4 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la mesa de información
Registrar a los artistas
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Ajustar los niveles de sonido
2 personas
Hacer una breve prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar las actuaciones
3 personas
Cambiar de artistas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Acompañar al público a la salida
2 personas
Hacer el último anuncio
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el escenario y la sala
4 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Guardar el stock utilizable
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 8
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Reproductor de música
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
Decoración
- Telones de escenariocant. 3
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 4
- Pancartas con nombrescant. 30
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación antes de abrir el formulario de inscripción. Así puedes indicar horarios, aforo y necesidades técnicas desde el primer mensaje.
- Programa las actuaciones provisionalmente cuando empiecen a llegar las inscripciones. Deja el programa definitivo para después de confirmar artistas, duración, preferencias y posibles cambios.
- Comprueba los permisos y coordina el sonido con antelación. Para la parte técnica no basta con altavoces: revisa también mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables, alargadores y regletas.
- Haz la compra y recoge los materiales varios días antes del evento, no la víspera. Comprueba que tienes vasos, tazas, platos, cubiertos, máquinas de café, teteras, neveras portátiles y bandejas de servir.
- Reserva un bloque específico para el montaje: despeja el escenario, monta las piezas y la escalera, instala el sonido y coloca los focos y la iluminación ambiental. Prueba todo antes de que llegue el primer participante y cubre los cables en las zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un escenario abierto?
- Ábrelas después de confirmar la fecha y la ubicación, y antes de contratar toda la programación. Como margen práctico, mantén el formulario abierto al menos 2 semanas para poder reunir actuaciones y recoger preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo se publica el programa definitivo?
- Publica primero una programación provisional mientras gestionas las inscripciones. El programa definitivo debería cerrarse y enviarse al menos 3 días antes, junto con la información necesaria para cada artista.
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar el sonido y la iluminación?
- Coordina la técnica varios días antes y deja el montaje físico para el día del evento con tiempo suficiente para probarlo. Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para instalar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos y cables.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas y preparar el café?
- Comprueba las compras y recoge los materiales el día anterior. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de que empiece el evento y deja las máquinas de café y las teteras listas antes de abrir.
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