Offene Bühne organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Öffne das Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor der offenen Bühne. So bleibt genug Zeit, Künstler zu gewinnen, Anmeldungen zu prüfen und Auftritte vorläufig einzuplanen.
• Lege für jeden Auftritt eine feste Dauer fest und veröffentliche das Programm erst nach der endgültigen Planung. Schicke den Künstlern danach die wichtigsten Informationen gesammelt, statt einzelne Änderungen nachzureichen.
• Stimme die Technik spätestens 2 Wochen vorher ab: aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Mikrofonständer und Audiokabel müssen zur Anzahl und Art der Auftritte passen.
• Prüfe Genehmigungen, Helferplan und Reservierungen nicht erst beim Aufbau. Eine kurze Kontrolle 7 Tage vor der Veranstaltung verhindert, dass Moderator, Freiwillige oder benötigte Materialien fehlen.
• Kühle Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig und drucke Programm sowie Ablaufplan mindestens einmal für die Moderation und einmal für den Backstage-Bereich aus. Kabelmatten gehören unter alle Kabelwege, bevor Publikum und Stühle aufgestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Anmeldeformular und Künstlerwerbung. Spätestens 2 Wochen vorher sollten Technik, Moderator, Helfer und vorläufiges Programm geklärt sein.

Wann sollte das Programm einer offenen Bühne veröffentlicht werden?

Veröffentliche es erst, wenn die Auftritte endgültig geplant sind, normalerweise etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So vermeidest du kurzfristige Änderungen bei Reihenfolge und Uhrzeiten.

Was braucht man für die Technik einer offenen Bühne?

Für eine einfache Bühnenanlage gehören aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Audiokabel und Verlängerungskabel auf die Prüfliste. Kläre die konkrete Zahl spätestens 2 Wochen vorher mit den auftretenden Künstlern.

Wann baut man Bühne und Licht bei einer offenen Bühne auf?

Plane den Aufbau am Veranstaltungstag mit ausreichend Vorlauf und teste Ton sowie Licht vor dem Einlass. Bühne, Beschallungsanlage und Bühnenstrahler sollten fertig sein, bevor Stühle, Tische und Publikum in den Veranstaltungsbereich kommen.

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