Open podium organiseren: checklist en planning

Een open podium vraagt meer voorbereiding dan alleen een lijst met artiesten. Je moet optredens indelen, technische wensen verzamelen en de publieksroute testen voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Begin met datum, locatie en programmaformat en werk daarna naar bevestigingen, boodschappen en de opbouw toe. Deze checklist helpt je de 72 taken en 61 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat techniek, presentatie en ontvangst op de avond zelf op elkaar aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programmaformat bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Optredens indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Technische wensen verzamelen
Presentatieteksten voorbereiden
Publieksroute controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Programma en bewegwijzering printen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumzone afzetten
2 personen
Podiumelementen opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting opbouwen
2 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Backstage inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Programma ophangen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Technische lijncheck uitvoeren
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten registreren
Optredens soundchecken
3 personen
Publieksingang gereedmaken
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Podiumwissels uitvoeren
3 personen
Geluidsniveau bedienen
2 personen
Lichtstanden bedienen
Bar openen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Artiesten backstage begeleiden
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Avondprogramma afsluiten
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Monitor-speaker
Laptop
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 8

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Podiumachterdoek
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Plakgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Vluchtwegpijlenaantal 10
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de optredens pas definitief in nadat je de technische wensen hebt ontvangen. Noteer per act het aantal microfoons, eventuele DI-boxen, laptop-aansluiting en benodigde monitorgeluid; zo voorkom je wijzigingen tijdens de soundcheck.
Maak het aanmeldformulier meteen geschikt voor praktische informatie. Vraag naast naam en actduur ook naar dieetwensen, opbouwtijd en apparatuur die iemand zelf meeneemt; bevestig de definitieve optredens en tijden uiterlijk enkele dagen vooraf.
Druk het draaiboek, programma en de bewegwijzering vóór de opbouw af. Leg minimaal één exemplaar bij de presentator, één bij de techniek en één bij de ingang, zodat wijzigingen niet alleen mondeling worden doorgegeven.
Controleer de stroom- en kabelroute voordat je speakers, lichtstatieven en podiumdelen plaatst. Gebruik kabelgoten of gaffer tape op looproutes en test elke microfoon, monitor-speaker en LED-podiumlamp vóór het publiek binnenkomt.
Regel de backstagepraktijk naast het podium zelf. Zet kleedkamerrekken, garderoberekken en een duidelijke publieksroute klaar en koel de dranken pas nadat de locatie en apparatuur veilig toegankelijk zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna meteen, zodat je ongeveer 2 weken voor het evenement het programma kunt indelen en bevestigen.
Hoeveel optredens passen er op een open podium?: Reken per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen en aankondigen. Bij een programma van 3 uur passen daardoor bijvoorbeeld 12 optredens van 10 minuten met korte wissels, exclusief pauze.
Wanneer moet ik de techniek voor een open podium testen?: Bouw de geluidsinstallatie en verlichting enkele uren vóór aanvang op en reserveer minimaal 60 minuten voor een volledige test. Controleer per act microfoons, kabels, DI-boxen, laptop-aansluiting en monitorgeluid.
Hoeveel drank en servies heb ik nodig voor een open podium?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem daarnaast minimaal 1,5 drinkglas per verwachte bezoeker en extra koffiekopjes, borden en gebaksbordjes mee voor piekmomenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.